Organiser une foire d’échange sans rien oublier
Une foire d’échange demande de coordonner les exposants, les inscriptions et l’installation des stands dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de tables, de chaises et de branchements nécessaires. Les dernières vérifications concernent surtout le plan des stands, la caisse, les moyens de paiement et les voies de circulation. Cette checklist rassemble les 54 tâches et les 51 fournitures prévues pour avancer étape par étape.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les conditions du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Publier les informations aux visiteurs
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Informer les exposants
Vérifier l’itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Événement
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
2 personnes
Accompagner l’installation des stands
3 personnes
Ouvrir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Vérifier les billets d'entrée
2 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation
2 personnes
Informer les exposants de la fermeture
Fermer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Débrancher l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Finaliser les paiements aux exposants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 30
- Chaisesqté 45
- Nappesqté 30
- Tabouretsqté 4
- Chariots de transportqté 2
Présentation
- Bacs de présentationqté 30
- Petites vitrinesqté 10
- Organisateurs de bureauqté 20
- Loupesqté 10
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 60
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 10
- Passe-câblesqté 8
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Ordinateur portable
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
Décoration
- Bannières du salonqté 2
- Panneaux de directionqté 8
- Numéros de standqté 30
- Petites cartes de tableqté 30
Bureau
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Marqueurs permanentsqté 12
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
- Étiquettes nominativesqté 100
- Enveloppesqté 100
- Rouleaux de tickets de caisseqté 6
Sécurité
- Poteaux de balisageqté 8
- Ruban de balisageqté 2
- Lampes de pocheqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date, le lieu et les conditions du salon au moins 8 semaines à l’avance. Les exposants doivent connaître les règles, les horaires et les dimensions de leur emplacement avant de s’inscrire.
- Ouvre les inscriptions 4 à 6 semaines avant la foire et relance les personnes qui n’ont pas confirmé. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et les éventuelles contraintes d’accès.
- Prépare le plan des stands dès que les inscriptions deviennent stables, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Attribue un numéro à chaque emplacement et envoie le plan aux exposants avant leur arrivée.
- Vérifie le matériel électrique 2 à 3 jours avant l’installation : rallonges, multiprises, lampes LED et passe-câbles doivent couvrir les stands sans laisser de câble dans les passages. Prévois aussi une solution de paiement et de la monnaie pour la caisse.
- Le jour du montage, installe d’abord les tables et les chaises, puis les numéros de stand et l’éclairage. Garde les voies de circulation dégagées et réserve au moins 60 minutes avant l’ouverture pour régler les derniers problèmes.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une foire d’échange ?
- Commence environ 8 semaines avant la date prévue. Les inscriptions et la communication peuvent démarrer 4 à 6 semaines avant, tandis que le plan définitif des stands se prépare 10 à 14 jours avant.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une foire d’échange ?
- Prévois au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, les numéros de stand, l’éclairage et la décoration. Ajoute 60 minutes avant l’ouverture pour l’accueil des exposants et les corrections de dernière minute.
- Quand confirmer les exposants d’une foire d’échange ?
- Confirme les exposants 10 à 14 jours avant l’événement, une fois les inscriptions vérifiées. Envoie alors leur numéro de stand, le plan, l’itinéraire et les horaires d’installation.
- Que faut-il prévoir pour le paiement et l’accueil ?
- Prépare la caisse, la monnaie et le terminal de paiement au plus tard la veille. Imprime également la liste des exposants et teste les talkies-walkies, les haut-parleurs et le microphone avant l’arrivée du public.
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