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Saleskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Saleskongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Technik und Catering voneinander abhängen. Lege zuerst Termin, Programm und Location fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Referentenunterlagen und die genaue Planung für Verpflegung und Ausstattung. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerliste, Lieferungen und das technische Briefing. Die Checkliste führt dich durch alle 70 Aufgaben und 80 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Audiovisuelle Ausrüstung reservieren

  • Einladung gestalten

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen anfordern

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Namensschilder gestalten

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Catering-Mengen durchgeben

  • Technisches Briefing erstellen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Referenten erneut informieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand installieren

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Technik vollständig testen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mittagessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Teilnehmerfragen sammeln

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Saal räumen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien ins Lager bringen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Registrierungsmaterial archivieren

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verwerten

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-MarkerAnz. 12
  • LaserpointerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • Bühnenrückwand
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • WegweiserAnz. 8
  • ProgrammständerAnz. 6
  • TischnummernkartenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichtpaneeleAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Catering

  • Einkäufe
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • KaffeefilterAnz. 100
  • GetränkespenderAnz. 4
  • BuffettellerAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 12
  • DiätetikettenAnz. 30
  • ServierschürzenAnz. 6

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 90
  • Badge-ClipsAnz. 90
  • ProgrammhefteAnz. 90
  • NotizblöckeAnz. 90
  • KugelschreiberAnz. 100
  • RegistrierungsformulareAnz. 100
  • PräsentationsmappenAnz. 20
  • TischschilderAnz. 12
  • StiftehalterAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • GummihandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandtuchrollenAnz. 8
  • PapiertaschentücherAnz. 12

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 12
  • WarnschilderAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Tipps

  • Reserviere Location, Catering und audiovisuelle Ausstattung möglichst mehrere Monate vor dem Kongress. Ohne bestätigte Raumgröße lassen sich Bestuhlung, Projektionsleinwand und Registrierungstisch nicht zuverlässig planen.
  • Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Laptop zu prüfen und fehlende HDMI-Adapter, Kabel oder Präsentationsklicker zu besorgen.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab: Erfasse Ernährungswünsche und Parkinformationen laufend und gib die Catering-Mengen spätestens 2 bis 3 Werktage vorher weiter.
  • Drucke Namensschilder erst nach der Prüfung der Teilnehmerliste. Plane zusätzlich mindestens 5 bis 10 leere Schilder für kurzfristige Anmeldungen oder Schreibfehler ein.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker vor dem Eintreffen der Teilnehmer und nimm Lieferungen direkt entgegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Saleskongress planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Location, Programm und Referenten. Catering und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress reserviert sein.
Wann soll ich die Einladungen für einen Saleskongress verschicken?
Verschicke die erste Einladung etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Schicke 7 Tage vorher eine Erinnerung mit finalem Programm, Parkinformationen und organisatorischen Hinweisen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Saleskongress?
Plane für den Empfang und die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Für einen ganztägigen Kongress rechnest du zusätzlich mit rund 1 bis 1,5 Litern Wasser pro Teilnehmer sowie Kaffee für jede Pause.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Saleskongress an. Prüfe die Dateien danach auf dem Veranstaltungs-Laptop und lege eine Sicherungskopie auf einem zweiten Speichermedium an.

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