Salescongres organiseren: checklist en planning

Een salescongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet sprekers, aanmeldingen, catering, presentaties en techniek op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van datum en locatie tot registratie en leveringen op de dag zelf. Let vooral op zaken die vaak te laat worden geregeld: dieetwensen, HDMI-adapters, definitieve deelnemersaantallen en een technische briefing voor alle sprekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Uitnodiging ontwerpen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Naambadges ontwerpen
Programma definitief maken
2 personen
Naambadges printen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Catering aantallen doorgeven
Technische briefing maken
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Presentaties controleren
2 personen
Sprekers nogmaals informeren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Beamer en scherm installeren
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunch serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Deelnemersvragen verzamelen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal leegmaken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Materialen naar opslag brengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Registratiemateriaal archiveren
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering verwerken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties nazenden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Laserpointeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachterwand
Naambadgehoudersaantal 90
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 6
Tafelnummerkaartenaantal 12

Verlichting

LED-lichtpanelenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Drankdispensersaantal 4
Buffetbordenaantal 8
Menukaartenaantal 12
Dieetlabelsaantal 30
Serveerschortenaantal 6

Registratie

Naambadgesaantal 90
Badgeclipsaantal 90
Programmafoldersaantal 90
Notitieblokkenaantal 90
Balpennenaantal 100
Registratieformulierenaantal 100
Presentatiemappenaantal 20
Tafelbordjesaantal 12
Pennenbakjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekrollenaantal 8
Papieren zakdoekjesaantal 12

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 4
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Tips

Leg het programma en de sprekers vroeg vast. Vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op, zodat je de bestanden kunt controleren op formaat, video en lettertypen.
Plan registratie niet pas op de congresdag. Controleer de deelnemerslijst en print naambadges uiterlijk één werkdag vooraf; houd een registratietafel en extra lege badges achter de hand.
Geef catering aantallen pas door nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt gecontroleerd. Doe dat bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het congres, volgens de deadline van de cateraar.
Maak een technische briefing met per spreker de starttijd, laptopaansluiting, microfoon en presentatiemethode. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels en adapters vóór de eerste ontvangst.
Regel parkeerinformatie en de route naar de locatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Reserveer op de congresdag tijd voor het openen van de locatie, het ontvangen van leveringen en een volledige geluids- en presentatietest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salescongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers en catering daarna zo snel mogelijk, omdat hun beschikbaarheid en deadlines de rest van de planning bepalen.
Wanneer moet ik de catering voor een salescongres doorgeven?: Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen meestal 5 tot 7 dagen vooraf door. Controleer eerst de uiterste wijzigingsdatum van de cateraar en houd een kleine marge aan voor late aanmeldingen.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vóór het congres op en controleer ze direct. Plan daarnaast een laatste controle 1 werkdag vooraf, zodat je ontbrekende bestanden of technische problemen nog kunt oplossen.
Welke techniek heb ik nodig voor een salescongres?: Reken minimaal op een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en adapters, draadloze microfoons, luidsprekers en een mengpaneel. Test alle aansluitingen vóór de start en leg verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.