Checklist pour organiser un congrès commercial
Un congrès commercial repose sur un programme précis, des intervenants confirmés et une logistique technique testée avant l’ouverture. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires, les badges et les présentations. Les derniers jours servent surtout à vérifier les quantités, les branchements et les informations transmises à chaque intervenant.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Concevoir l’invitation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Créer les badges nominatifs
Finaliser le programme
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Communiquer les quantités au traiteur
Préparer le briefing technique
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Rappeler les intervenants
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Recueillir les questions des participants
Assurer la clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vider la salle
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Suivi
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Archiver le matériel d’inscription
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Traiter les restes de restauration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises de conférenceqté 90
- Tablesqté 12
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Tabourets de barqté 6
- Porte-manteauxqté 3
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Cliqueur de présentationqté 2
- Batteries externesqté 4
- Paperboardqté 2
- Feutres pour paperboardqté 12
- Pointeur laserqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 100
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
- Carafesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 8
- Pinces de serviceqté 8
Décoration
- Nappesqté 12
- Fond de scène
- Supports de badges nominatifsqté 90
- Panneaux indicateursqté 8
- Pupitres de programmeqté 6
- Cartes de numéros de tableqté 12
Éclairage
- Panneaux lumineux LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Catering
- Courses
- Bacs de maintien au chaudqté 8
- Filtres à caféqté 100
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Assiettes de buffetqté 8
- Cartes de menuqté 12
- Étiquettes alimentairesqté 30
- Tabliers de serviceqté 6
Inscription
- Badges nominatifsqté 90
- Pinces à badgeqté 90
- Brochures du programmeqté 90
- Blocs-notesqté 90
- Stylos à billeqté 100
- Formulaires d’inscriptionqté 100
- Chemises de présentationqté 20
- Pancartes de tableqté 12
- Pots à stylosqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants en caoutchoucqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
- Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
- Mouchoirs en papierqté 12
Sécurité
- Passe-câblesqté 12
- Panneaux d'avertissementqté 4
- Lampes de pocheqté 4
- Pilesqté 24
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et le programme au moins 8 à 12 semaines avant le congrès. Sans ces trois éléments, les invitations et la confirmation des intervenants prennent du retard.
- Demandez les présentations et les besoins techniques au plus tard 7 jours avant l’événement. Testez ensuite chaque ordinateur, câble HDMI, adaptateur, microphone et cliqueur avec le matériel réellement utilisé.
- Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant le congrès afin de transmettre au traiteur le nombre de repas et les besoins alimentaires. Gardez une marge pour les désistements et les ajouts de dernière minute.
- Préparez les badges nominatifs après vérification de la liste des participants, idéalement 2 jours avant l’accueil. Installez une table d’inscription et classez les badges par ordre alphabétique pour réduire l’attente.
- Prévoyez l’ouverture du lieu au moins 2 heures avant le début. Ce délai permet de réceptionner les livraisons, installer les chaises et les tables, brancher la sonorisation et faire un briefing technique avec les intervenants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un congrès commercial ?
- Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, préparer les invitations et organiser la restauration. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications techniques, les présentations et les quantités définitives.
- Quand envoyer les invitations à un congrès commercial ?
- Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Prévoyez une relance 10 à 14 jours plus tard pour augmenter le nombre d’inscriptions.
- Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?
- Communiquez les quantités définitives au traiteur 3 à 5 jours avant le congrès, selon ses conditions. Transmettez en même temps les régimes alimentaires et allergies recueillis dans le formulaire d’inscription.
- Combien de temps avant faut-il tester le matériel audiovisuel ?
- Faites un premier contrôle 7 jours avant avec les présentations reçues, puis un test complet sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles, les adaptateurs et les rallonges.
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