Einen Rollenspielabend Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Rollenspielabend steht und fällt mit einer klaren Vorbereitung: Die Gruppe muss rechtzeitig feststehen, Rollen und Regeln müssen vorliegen und das Spielmaterial darf nicht erst am Abend zusammengesucht werden. Beginne mit Termin, Location und Einladungen und plane danach Gruppeneinteilung, Figuren und Spielleitung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für Raumaufbau, Techniktest und einen ruhigen Empfang. So startet das Spiel pünktlich und die Spielleitung muss nicht gleichzeitig improvisieren und organisieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Spielgruppe einteilen
2 Personen
- 5
Spielregeln festlegen
2 Personen
- 6
Spielleiter briefen
2 Personen
- 7
Location reservieren
- 8
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
- 9
Figurenkarten vorbereiten
2 Personen
- 10
Erzählmaterial kopieren
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kalt stellen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Räume lüften
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Spielecken einrichten
3 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 22
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 23
Figuren verteilen
2 Personen
- 24
Spielregeln erklären
2 Personen
- 25
Rollenspiel leiten
5 Personen
- 26
Snacks servieren
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 28
Abendessen servieren
3 Personen
- 29
Schlussszene begleiten
5 Personen
- 30
Abschluss ankündigen
Nachbereitung
- 31
Spielmaterial sammeln
3 Personen
- 32
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 33
Abfall sammeln
2 Personen
- 34
Raum reinigen
3 Personen
- 35
Möbel zurückstellen
3 Personen
- 36
Dekoration entfernen
2 Personen
- 37
Geliehene Sachen zurückgeben
- 38
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 45
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 45
- SchalenAnz. 30
- GabelnAnz. 40
- MesserAnz. 40
- LöffelAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LaptopsAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
Spielmaterial
- WürfelsetsAnz. 12
- SpielregelbücherAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 36
- BleistifteAnz. 40
- RadiergummisAnz. 20
- SpielchipsAnz. 200
- SpielkartenAnz. 6
- FigurenkartenAnz. 36
- LandkartenAnz. 6
- KampfmattenAnz. 6
- MiniaturenAnz. 60
- SanduhrenAnz. 6
- BuntstifteAnz. 24
- UmschlägeAnz. 50
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
- NamensschildhalterAnz. 40
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- Dekorative StoffeAnz. 8
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Absagen noch vor der Gruppeneinteilung einplanen kannst. Lege einen festen Termin für Rückmeldungen fest, zum Beispiel 7 Tage vor dem Abend.
- Teile die Spielgruppe erst ein, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Prüfe anschließend, ob für jede Gruppe eine Spielleitung, ein passendes Regelwerk und genügend Würfelsets vorhanden sind.
- Bereite Figurenkarten und Erzählmaterial mindestens am Vortag vor und kopiere alles in der benötigten Anzahl plus 1 bis 2 Ersatzexemplaren. So hält eine fehlende oder beschädigte Karte den Einstieg nicht auf.
- Plane für den Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten ein: Räume lüften, Tische und Stühle stellen, Spielecken einrichten, Empfangstisch vorbereiten und Technik mit Lautsprecher, Laptop und Projektor testen.
- Stelle Getränke und Snacks vor Beginn bereit, statt die erste Spielrunde dafür zu unterbrechen. Rechne für das erste Spielsegment mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Wasser in Kannen oder Gläsern sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Rollenspielabend einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Termin, damit du Gruppen, Rollen, Essen und Material rechtzeitig vorbereiten kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Rollenspielabend?
- Plane mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Für größere Gruppen oder mehrere Räume sind 90 Minuten realistischer, besonders wenn Projektor, Laptop und Lautsprecher getestet werden müssen.
- Wie viele Spielleitende braucht man für einen Rollenspielabend?
- Für eine Gruppe reicht normalerweise eine Spielleitung. Bei mehreren parallelen Gruppen solltest du pro Gruppe eine eigene Spielleitung einplanen und zusätzlich 15 bis 30 Minuten für ein gemeinsames Briefing vorsehen.
- Wie viel Spielmaterial braucht man pro Person?
- Plane pro Person mindestens einen Notizblock und einen Bleistift ein. Bei Würfeln ist ein Set pro Person praktisch; halte zusätzlich 1 bis 2 Ersatzsets sowie je Gruppe ein Regelbuch griffbereit.
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