Zo organiseer je een rollenspelavond
Begin niet met decoratie, maar met het spel: bepaal hoeveel deelnemers en spelleiders je nodig hebt, leg de spelregels vast en deel de groep logisch in. Reserveer daarna een locatie met genoeg tafels, stoelen en aparte spelhoeken. Verzamel dieetwensen op tijd en controleer spelmateriaal, personagekaarten en verhaalmateriaal ruim voor de avond. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een korte uitleg en een spelleider die het tempo bewaakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Spelgroep indelen
2 personen
- 5
Spelregels vastleggen
2 personen
- 6
Spelleiders briefen
2 personen
- 7
Locatie reserveren
- 8
Spelmateriaal controleren
2 personen
- 9
Personagekaarten voorbereiden
2 personen
- 10
Verhaalmateriaal kopiëren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koud zetten
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Locatie openen
2 personen
- 15
Ruimtes ventileren
- 16
Tafels opstellen
3 personen
- 17
Stoelen neerzetten
2 personen
- 18
Spelhoeken inrichten
3 personen
- 19
Decoratie ophangen
2 personen
- 20
Techniek testen
2 personen
- 21
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
- 22
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 23
Personages uitdelen
2 personen
- 24
Speluitleg geven
2 personen
- 25
Rollenspel begeleiden
5 personen
- 26
Hapjes serveren
2 personen
- 27
Dranken bijvullen
2 personen
- 28
Avondeten serveren
3 personen
- 29
Eindscène begeleiden
5 personen
- 30
Afsluiting aankondigen
Nazorg
- 31
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
- 32
Servies afwassen
2 personen
- 33
Afval verzamelen
2 personen
- 34
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 35
Meubilair terugzetten
3 personen
- 36
Decoratie verwijderen
2 personen
- 37
Geleende spullen retourneren
- 38
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Ontvangsttafel
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 45
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 45
- Kommenaantal 30
- Vorkenaantal 40
- Messenaantal 40
- Lepelsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Thermoskannenaantal 3
- Waterkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptopsaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
Spelmateriaal
- Dobbelstenen setsaantal 12
- Spelregelboekenaantal 6
- Notitieblokkenaantal 36
- Potlodenaantal 40
- Gummenaantal 20
- Speelfichesaantal 200
- Speelkaartenaantal 6
- Personagekaartenaantal 36
- Landkaartenaantal 6
- Gevechtsmattenaantal 6
- Miniaturenaantal 60
- Zandlopersaantal 6
- Kleurstiftenaantal 24
- Enveloppenaantal 50
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Naamkaartjeshoudersaantal 40
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Decoratieve doekenaantal 8
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Maak per spelgroep een tafel en wijs vooraf een spelleider aan; met één spelleider per groep blijft de uitleg overzichtelijk.
- Vraag dieetwensen uiterlijk een week vooraf uit. Zo kun je hapjes en drank vooraf inkopen in plaats van tijdens de ontvangst nog aanpassingen te moeten regelen.
- Controleer personagekaarten, verhaalmateriaal, dobbelstenen, spelregelboeken, notitieblokken en potloden minstens 2 dagen voor het rollenspel. Leg per spelgroep een complete set apart.
- Test laptop, projector, projectiescherm, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers binnenkomen. Reserveer hiervoor minimaal 30 minuten, omdat een ontbrekende aansluiting de start snel vertraagt.
- Open de locatie minstens 90 minuten voor aanvang. Ventileer de ruimtes, zet tafels en stoelen klaar, richt de spelhoeken in en maak de ontvangsttafel compleet voordat je de eerste deelnemers ontvangt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een rollenspelavond voor te bereiden?
- Begin ongeveer 3 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en de locatie. Rond spelgroepen, dieetwensen en materiaal uiterlijk 7 dagen vooraf af; houd op de dag zelf minstens 90 minuten over voor de opbouw.
- Hoeveel spelleiders heb je nodig voor een rollenspelavond?
- Reken op 1 spelleider per spelgroep. Deel je bijvoorbeeld 16 deelnemers op in 4 groepen, dan heb je 4 spelleiders nodig; brief hen uiterlijk 2 dagen vooraf over regels, verhaalmateriaal en het gewenste tempo.
- Wanneer deel je de personages uit bij een rollenspelavond?
- Deel de personagekaarten uit nadat iedereen is ontvangen en geef daarna de gezamenlijke speluitleg. Plan hiervoor ongeveer 15 minuten, zodat deelnemers hun rol kunnen lezen zonder dat de eerste scène al begint.
- Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een rollenspelavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van de avond. Zet water en andere dranken vooraf koud en bereid hapjes zo dat ze tijdens het spel zonder bestek of lange pauze gegeten kunnen worden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!