Rollenspielabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Rollenspielabend steht und fällt mit Vorbereitung: Die Gruppe muss feststehen, Regeln und Rollen müssen vor Beginn klar sein und das Spielmaterial darf nicht erst beim Empfang zusammengesucht werden. Plane zuerst Termin, Location und Spielgruppe, danach Figuren, Erzählmaterial und Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Raumaufbau, Techniktest und einen ruhigen Empfang. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Spielgruppe einteilen
2 Personen
Spielregeln festlegen
2 Personen
Spielleiter briefen
2 Personen
Location reservieren
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Figurenkarten vorbereiten
2 Personen
Erzählmaterial kopieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume lüften
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Spielecken einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Figuren verteilen
2 Personen
Spielregeln erklären
2 Personen
Rollenspiel leiten
5 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Schlussszene begleiten
5 Personen
Abschluss ankündigen
Nachbereitung
Spielmaterial sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel zurückstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 45
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 45
- SchalenAnz. 30
- GabelnAnz. 40
- MesserAnz. 40
- LöffelAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LaptopsAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
Spielmaterial
- WürfelsetsAnz. 12
- SpielregelbücherAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 36
- BleistifteAnz. 40
- RadiergummisAnz. 20
- SpielchipsAnz. 200
- SpielkartenAnz. 6
- FigurenkartenAnz. 36
- LandkartenAnz. 6
- KampfmattenAnz. 6
- MiniaturenAnz. 60
- SanduhrenAnz. 6
- BuntstifteAnz. 24
- UmschlägeAnz. 50
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
- NamensschildhalterAnz. 40
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- Dekorative StoffeAnz. 8
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Spielgruppe spätestens einige Tage vor dem Abend abschließen kannst. So weißt du auch, wie viele Figurenkarten, Stühle und Getränke du brauchst.
- Lege Spielregeln und Rollen nicht erst beim Eintreffen fest. Bereite Figurenkarten und kopiertes Erzählmaterial vor und gib der Spielleitung vorab einen kurzen Ablauf mit Regeln, Szenen und offenen Fragen.
- Kontrolliere Würfelsets, Regelbücher, Notizblöcke und Bleistifte mindestens einen Tag vorher. Prüfe bei Laptop, Projektor, Leinwand und Lautsprecher zusätzlich Kabel, Stromanschlüsse und die Abspieltechnik vor Ort.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein: Räume lüften, Tische und Stühle stellen, Spielecken einrichten, Dekoration anbringen und den Empfangstisch vorbereiten. Getränke sollten vor dem Eintreffen kalt stehen; Snacks lassen sich währenddessen fertigstellen.
- Stelle am Empfang Figuren, Namensinformationen und eine kurze Erklärung zum Ablauf bereit. Rechne für die Begrüßung und Rollenverteilung etwa 15 Minuten ein, bevor die Spielregeln gemeinsam erklärt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich zu einem Rollenspielabend einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Abend, damit du Gruppe, Figuren und Verpflegung planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung für einen Rollenspielabend?
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Raum und Technik ein. Figurenkarten, Erzählmaterial, Regeln und Einkäufe solltest du bereits 1 bis 2 Tage vorher erledigen.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Rollenspielabend?
- Rechne im ersten Spielabschnitt mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Für eine vierstündige Runde sind etwa 4 bis 5 Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert, abhängig von Temperatur und Pausen.
- Wann sollte ich die Spielleitung briefen?
- Besprich Ablauf, Regeln, Figuren und mögliche schwierige Szenen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Rollenspielabend. So bleiben am Veranstaltungstag nur kurze Rückfragen und der Techniktest.
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