Rollenspelavond organiseren: checklist van uitnodiging tot spel
Een rollenspelavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een scenario en een groep spelers. Je moet deelnemers indelen, personages en verhaalmateriaal op tijd klaarleggen en de ruimte zo inrichten dat spelgroepen elkaar niet storen. Begin enkele weken vooraf met uitnodigingen en dieetwensen; controleer in de laatste week het materiaal en de techniek. Op de avond zelf draait alles om een rustige ontvangst, een duidelijke speluitleg en spelleiders die hun rol kennen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelgroep indelen
2 personen
Spelregels vastleggen
2 personen
Spelleiders briefen
2 personen
Locatie reserveren
Spelmateriaal controleren
2 personen
Personagekaarten voorbereiden
2 personen
Verhaalmateriaal kopiëren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Personages uitdelen
2 personen
Speluitleg geven
2 personen
Rollenspel begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondeten serveren
3 personen
Eindscène begeleiden
5 personen
Afsluiting aankondigen
Nazorg
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Ontvangsttafel
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 45
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 45
- Kommenaantal 30
- Vorkenaantal 40
- Messenaantal 40
- Lepelsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Thermoskannenaantal 3
- Waterkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptopsaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
Spelmateriaal
- Dobbelstenen setsaantal 12
- Spelregelboekenaantal 6
- Notitieblokkenaantal 36
- Potlodenaantal 40
- Gummenaantal 20
- Speelfichesaantal 200
- Speelkaartenaantal 6
- Personagekaartenaantal 36
- Landkaartenaantal 6
- Gevechtsmattenaantal 6
- Miniaturenaantal 60
- Zandlopersaantal 6
- Kleurstiftenaantal 24
- Enveloppenaantal 50
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Naamkaartjeshoudersaantal 40
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Decoratieve doekenaantal 8
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond. Dan heb je tijd om spelgroepen te maken, dieetwensen te verwerken en personages toe te wijzen.
- Plan vóór de laatste week een volledige controle van de dobbelstenen, spelregelboeken, notitieblokken, potloden, personagekaarten en gekopieerd verhaalmateriaal. Maak per spelgroep één complete set, zodat je niet tijdens de uitleg hoeft te zoeken.
- Brief spelleiders uiterlijk 3 dagen van tevoren over de spelregels, het scenario, de timing en de indeling. Laat hen ook weten welke informatie spelers wel en niet vooraf mogen krijgen.
- Open de locatie minstens 90 minuten vóór de start. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, spelhoeken inrichten, decoratie ophangen en projector, laptops, Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen testen.
- Zet bij de ontvangsttafel een duidelijk systeem klaar voor personages en groepsindeling. Koude dranken, waterkannen, herbruikbare drinkglazen en hapjes regel je vóór de eerste spelers binnenkomen; zo blijft de ontvangst rustig.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rollenspelavond organiseren?
- Begin minimaal 3 weken vooraf met uitnodigingen en de locatie. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, groepsindeling, dieetwensen en het controleren van spel- en verhaalmateriaal.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een rollenspelavond klaar te zetten?
- Reken op minstens 90 minuten voor het openen van de locatie. Daarin passen ventileren, meubilair plaatsen, spelhoeken inrichten, ontvangst voorbereiden en alle techniek testen.
- Wanneer deel je de personages uit bij een rollenspelavond?
- Deel personages uit nadat deelnemers zijn ontvangen en de groepsindeling is gecontroleerd. Reserveer ongeveer 10 tot 15 minuten voor het uitdelen en laat daarna de spelleider de speluitleg geven.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een rollenspelavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande speelduur. Zet hapjes vóór de start klaar en houd rekening met alle verzamelde dieetwensen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.