Checklist para organizar una noche de juego de roles
Una noche de juego de roles necesita más preparación que repartir personajes al llegar. Primero confirma asistentes, preferencias dietéticas y grupos; después cierra las reglas, el material y el lugar. El día del evento, reserva tiempo para montar las zonas de juego, probar el proyector o los altavoces y preparar la recepción. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar olvidos de última hora, como enfriar las bebidas o hacer copias del material de relatos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar el grupo de juego
2 personas
Establecer las reglas del juego
2 personas
Informar a los responsables de los juegos
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar el material de juego
2 personas
Preparar las cartas de personaje
2 personas
Copiar el material de relatos
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
2 personas
Montar las zonas de juego
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir los personajes
2 personas
Dar explicaciones del juego
2 personas
Dirigir la actividad de rol
5 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la cena
3 personas
Coordinar la escena final
5 personas
Anunciar el cierre
Seguimiento
Reunir el material de juego
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 45
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 45
- Cuencoscant. 30
- Tenedorescant. 40
- Cuchilloscant. 40
- Cucharascant. 40
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
Material de juego
- Juegos de dadoscant. 12
- Libros de reglas del juegocant. 6
- Bloc de notascant. 36
- Lápicescant. 40
- Gomas de borrarcant. 20
- Fichas de juegocant. 200
- Cartascant. 6
- Cartas de personajescant. 36
- Mapas del recintocant. 6
- Colchonetas de combatecant. 6
- Miniaturascant. 60
- Relojes de arenacant. 6
- Rotuladores de colorescant. 24
- Sobrescant. 50
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Portanombrescant. 40
- Iluminación ambientalcant. 6
- Paños decorativoscant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Pide también las preferencias dietéticas antes de asignar los grupos.
- Cierra la asignación de grupos y personajes varios días antes. Así los responsables pueden revisar las reglas y tú puedes preparar las cartas de personaje sin improvisar.
- Comprueba el material de juego al menos 48 horas antes: dados, libros de reglas, blocs y lápices. Haz las copias del material de relatos con margen para sustituir páginas ilegibles.
- Reserva como mínimo 2 horas para el montaje del lugar. Coloca mesas, sillas y zonas de juego antes de decorar, y deja una mesa de recepción cerca de la entrada.
- Prueba la técnica antes de que lleguen los participantes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, cables y regletas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos durante la última hora, cuando las mesas ya estén colocadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de juego de roles?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja cerrados los grupos, las reglas y el material de juego al menos 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una noche de juego de roles?
- Calcula unas 2 horas para abrir, ventilar y montar el espacio, las mesas, las sillas y las zonas de juego. Añade 30 minutos para probar la técnica y preparar la mesa de recepción.
- ¿Cuándo se asignan los grupos y los personajes?
- Asigna los grupos entre 3 y 7 días antes, cuando ya tengas confirmadas las inscripciones. Reparte los personajes al recibir a los participantes, después de explicar las reglas generales.
- ¿Qué se suele olvidar en una noche de juego de roles?
- Lo que más se retrasa es enfriar las bebidas, hacer copias del material y probar cables, proyector y altavoces. Compruébalo 48 horas antes y vuelve a revisar la técnica el mismo día.
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