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Rockkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rockkonzert steht und fällt mit Technik, Ablauf und einem belastbaren Team. Kläre zuerst Ort, Datum, Genehmigungen und Bands, bevor du Tonanlage, Bühne, Licht und Catering verbindlich reservierst. Danach folgen Ticketverkauf, Programm, Helferplanung und Sicherheitskonzept. Plane am Veranstaltungstag genug Zeit für Aufbau, Soundcheck, Einlasskontrolle und die Prüfung der Notausgänge ein. Diese Checkliste führt dich durch die 73 Aufgaben und 63 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Auftritts-Bands festlegen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Tonanlage reservieren

  • Bühne und Licht reservieren

  • Catering reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Erste-Hilfe-Besetzung organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Künstlerinformationen teilen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Bar-Dienste einplanen

  • Einlasskontrolle einplanen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Besucherliste exportieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort räumen

    4 Personen

  • Bühne aufbauen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    3 Personen

  • Backstage einrichten

    3 Personen

  • Bar einrichten

    4 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    5 Personen

  • Lichttest durchführen

    3 Personen

  • Crew-Mahlzeit bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Toilettenanlagen prüfen

    2 Personen

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

Event

  • Presse und Gäste empfangen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    4 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Publikum informieren

    2 Personen

  • Vorprogramm betreuen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Backstage versorgen

    2 Personen

  • Erste Hauptshow begleiten

    2 Personen

  • Pausenprogramm gestalten

    2 Personen

  • Zweite Hauptact begleiten

    2 Personen

  • Publikumssicherheit überprüfen

    4 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Publikum nach draußen begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Bargeld zählen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Bühne abbauen

    6 Personen

  • Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Verbliebenen Bestand zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • BühnentreppenAnz. 2
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 120
  • BarunterlagenAnz. 2

Ausstattung

  • PA-Anlage
  • Mischpult
  • BühnemonitoreAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 16
  • XLR-KabelAnz. 20
  • KopfhörerAnz. 2
  • BühnenverstärkerAnz. 4
  • GitarrenständerAnz. 6
  • Schlagzeughocker
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtbalkenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • Lichtcontroller
  • ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 250
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Dekoration

  • KonzertplakateAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • HinweispfeileAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischsetsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • ZaunpaneeleAnz. 20
  • OhrstöpselAnz. 250

Registrierung

  • TicketscannerAnz. 4
  • ArmbänderAnz. 300
  • GarderobenmarkenAnz. 300
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KassenAnz. 2
  • WechselgeldkassenAnz. 2

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen jeder Band spätestens vier Wochen vor dem Konzert. So kannst du PA-Anlage, Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel passend reservieren, statt fehlendes Material am Aufbautag zu suchen.
  • Plane den Aufbau mindestens einen halben Tag vor dem Einlass. Bühnenelemente, Treppen, Lichtstative, Kabelkanäle und Kabeltrommeln brauchen Zeit; zusätzlich muss die Beschallung aufgebaut und getestet werden.
  • Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Ort, Datum, Bands und die wichtigsten Programmpunkte feststehen. Exportiere die Besucherliste am Veranstaltungstag und lege fest, wer Einlasskontrolle und Anmeldungen übernimmt.
  • Besetze Sicherheit und Erste Hilfe mit konkreten Schichten für den gesamten Einlass- und Konzertzeitraum. Kontrolliere Notausgänge vor der Öffnung und prüfe die Wettervorhersage, falls Teile des Ablaufs draußen stattfinden.
  • Erfasse Ernährungswünsche und teile Künstlerinformationen frühzeitig mit Catering, Bar und Helfern. Rechne für das erste Konzertstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle wiederverwendbare Trinkbecher sowie Gläser bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Rockkonzert organisieren?
Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Bands. Technik, Licht, Sicherheit und Catering solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin buchen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Rockkonzert?
Plane mindestens vier bis sechs Stunden für Bühne, PA-Anlage, Licht, Kabel und Instrumente ein. Für Soundcheck und Korrekturen kommen meist weitere zwei bis drei Stunden hinzu.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Rockkonzert?
Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Berücksichtige zusätzlich alkoholfreie Optionen und ausreichend wiederverwendbare Trinkbecher.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Rockkonzert starten?
Starte den Verkauf, sobald Ort, Datum und Auftritts-Bands verbindlich feststehen. Ein Vorlauf von sechs bis acht Wochen gibt dir Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und die Besucherliste zu planen.

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