Rockconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot afbouw

Een rockconcert organiseren vraagt om meer dan een band, podium en geluidsinstallatie. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, ticketverkoop, techniek, beveiliging, EHBO, catering en vrijwilligers. Begin met datum, locatie en artiesten, en werk daarna toe naar een vast programma en een uitvoerbaar draaiboek. Plan de laatste week vooral voor controles: nooduitgangen, bezoekerslijst, weersverwachting, technische opstelling en de bezetting van bar en entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum reserveren
Vergunningen controleren
Optredende bands vastleggen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidsinstallatie reserveren
Podium en licht reserveren
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO-bezetting regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Artiesteninformatie delen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Bardiensten inplannen
Toegangscontrole inplannen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Bezoekerslijst exporteren
Boodschappen doen
3 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Kabels veilig afwerken
3 personen
Backstage inrichten
3 personen
Bar inrichten
4 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Lichttest uitvoeren
3 personen
Crewmaaltijd klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen

Event

Pers en gasten ontvangen
2 personen
Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Voorprogramma begeleiden
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Backstage bevoorraden
2 personen
Eerste hoofdact begeleiden
2 personen
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
Tweede hoofdact begeleiden
2 personen
Publieksveiligheid controleren
4 personen
EHBO verlenen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek naar buiten begeleiden
4 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Contant geld tellen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Podium afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120
Barbladenaantal 2

Apparatuur

PA-installatie
Mengtafel
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 16
XLR-kabelsaantal 20
Koptelefoonaantal 2
Podiumversterkersaantal 4
Gitaarstandsaantal 6
Drumkruk
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtbalkenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Concertpostersaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Pijlen bewegwijzeringaantal 20
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Hekwerkpanelenaantal 20
Oordoppenaantal 250

Registratie

Ticketscannersaantal 4
Polsbandjesaantal 300
Garderobekaartjesaantal 300
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Kassa'saantal 2
Wisselgeldbakkenaantal 2

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert vast. Vraag per band naar microfoons, DI-boxen, monitoren, versterkers en het aantal kanalen op de mengtafel; zo voorkom je ontbrekende apparatuur op de opbouwdag.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst podiumdelen en trappen, daarna PA-installatie en podiumversterkers, vervolgens licht en kabelgoten. Reserveer minimaal 3 uur voor soundcheck en storingen voordat de deuren opengaan.
Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, toegangscontrole en nooduitgangen zijn gecontroleerd. Exporteer de bezoekerslijst uiterlijk 24 uur vooraf en houd een actuele versie bij de entree.
Maak de bardiensten en toegangscontrole per tijdsblok, bijvoorbeeld diensten van 2 uur. Tel voor de eerste concerturen per bezoeker 2 tot 3 drankjes en plan extra herbruikbare bekers voor piekmomenten.
Verzamel dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen en geef artiesteninformatie uiterlijk 1 week voor het concert door. Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, zeker als bezoekers buiten wachten of een deel van de opbouw buiten gebeurt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rockconcert organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met locatie, datum, bands en vergunningen. Reserveer techniek, beveiliging en catering zodra de datum vaststaat; voor populaire artiesten en locaties is 6 maanden veiliger.
Wanneer moet ik de technische wensen van bands verzamelen?: Vraag de technische wensen direct na het vastleggen van de bands op en sluit de inventaris uiterlijk 4 weken voor het concert. Plan daarna een controle van PA-installatie, mengtafel, microfoons, monitoren en kabels.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een rockconcert?: Reken minimaal 4 tot 6 uur voor podium, licht, geluid, bekabeling en soundcheck. Bij meerdere bands of een complexe lichtopstelling plan je een extra opbouwblok en laat je vóór de soundcheck alle stroompunten controleren.
Wanneer moet ik vrijwilligers en bardiensten inplannen?: Maak de planning uiterlijk 2 weken voor het concert en bevestig alle diensten 3 dagen vooraf. Werk met blokken van ongeveer 2 uur, zodat entree, bar, backstage en opruimen gedurende de hele avond bezet blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.