Checklist pour organiser un concert rock

Un concert rock demande de coordonner les artistes, la salle, la technique et le public dans le bon ordre. Commence par bloquer le lieu et la date, puis confirme les groupes, leurs besoins techniques et les prestataires. La billetterie, la sécurité et les bénévoles doivent être prêts avant l’ouverture des portes. Cette checklist t’aide à suivre les 73 tâches du projet et à ne pas oublier les détails qui posent problème le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la date
Vérifier les autorisations
Réserver les groupes qui se produisent
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver la sono
Réserver la scène et l’éclairage
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Organiser le personnel de premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Partager les informations sur les artistes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Planifier les services au bar
Prévoir le contrôle des accès
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Exporter la liste des visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Dégager le lieu
4 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Sécuriser les câbles
3 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
Préparer le repas de l'équipe
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes

Événement

Accueillir la presse et les invités
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Encadrer le pré-programme
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Approvisionner les coulisses
2 personnes
Accompagner la première tête d’affiche
2 personnes
Assurer le programme de la pause
2 personnes
Accompagner la deuxième tête d’affiche
2 personnes
Vérifier la sécurité du public
4 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public à l'extérieur
4 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Compter l’argent liquide
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 4
Cintresqté 120
Sous-mains de barqté 2

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 16
Câbles XLRqté 20
Casque audioqté 2
Amplificateurs de scèneqté 4
Supports de guitareqté 6
Tabouret de batterie
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Barres lumineusesqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Affiches de concertqté 12
Tentures de scèneqté 4
Flèches de signalisationqté 20
Nappesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Panneaux de clôtureqté 20
Bouchons d'oreillesqté 250

Inscription

Scanners de billetsqté 4
Braceletsqté 300
Jetons de vestiaireqté 300
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2

Conseils

Bloque le lieu, la date et les autorisations avant d’annoncer les groupes. Prévois un délai d’au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les règles de la salle et les besoins administratifs.
Demande à chaque groupe une fiche technique complète au moins 4 semaines avant le concert. Elle doit préciser les microphones, boîtiers DI, amplificateurs, moniteurs, câbles et instruments à prévoir.
Prévois le déroulement du jour J par créneaux : montage de la scène, installation de la sonorisation, balances, ouverture des portes et changement entre les groupes. Garde au moins 30 minutes de marge avant l’arrivée du public.
Ne limite pas l’organisation du bar aux boissons : compte les gobelets réutilisables, les sous-mains, les tables et le personnel nécessaire pour chaque service. Établis les équipes par tranches de 2 à 3 heures afin d’éviter les absences en soirée.
Vérifie les sorties de secours, le contrôle des accès et la liste des visiteurs avant l’ouverture. Prépare aussi un plan météo et des lampes de chantier pour sécuriser les déplacements pendant le montage et le démontage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert rock ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec plusieurs groupes. Les autorisations, la réservation de la technique, la sécurité et la billetterie demandent souvent plusieurs semaines de coordination.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage d’un concert ?: Réserve la sonorisation, la scène et l’éclairage dès que le lieu et la date sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant l’événement. Les besoins techniques définitifs des groupes doivent être transmis au prestataire au moins 4 semaines avant.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert rock ?: Ouvre la billetterie dès que le lieu, la date et les groupes sont confirmés, généralement 4 à 8 semaines avant le concert. Publie ensuite le programme et les informations sur les artistes pour permettre aux visiteurs de s’organiser.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert ?: Pour un petit concert, prévois au minimum 1 personne à l’accueil, 2 au contrôle des accès, 2 au bar et 2 personnes disponibles pour la salle et les artistes. Ajuste ces équipes selon la capacité du lieu et répartis les services sur des créneaux de 2 à 3 heures.

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