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Rockkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rockkonzert steht und fällt mit dem Zusammenspiel von Bands, Bühnentechnik, Einlass und Helfern. Plane zuerst Termin, Ort und Auftritte, danach technische Anforderungen, Genehmigungen und Versicherungsunterlagen. In der letzten Woche geht es um Besucherinformationen, Cateringmengen und den Einsatzplan. Am Veranstaltungstag müssen Soundcheck, Notausgänge, Erste-Hilfe-Material, gekühlte Getränke und die Eingangstheke bereits vor dem Einlass geprüft sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Auftretende Bands buchen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Versicherungspapiere bereitlegen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Bühnenaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Auftritte und Soundcheck planen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Technikmaterial reservieren

    2 Personen

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Catering nach Diät kennzeichnen

  • Eingangstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    5 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar und Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Soundcheck der ersten Band

    5 Personen

  • Soundcheck der zweiten Band

    5 Personen

Event

  • Eingang und Garderobe öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Bar öffnen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Erste Band ankündigen

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Podiumswechsel durchführen

    5 Personen

  • Zweite Band ankündigen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Pausenservice durchführen

    3 Personen

  • Dritten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Bühne und Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Hauptact ankündigen

  • Hauptauftritt begleiten

    4 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    3 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Garderobe schließen

    2 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückbringen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Müllcontainer zurückbringen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

  • Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • GarderobenständerAnz. 3
  • GarderoehängelampenAnz. 150
  • BarunterlagenAnz. 2

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 12
  • BühnentreppenAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 6
  • MonitorboxenAnz. 4
  • GitarrenkabelAnz. 12
  • XLR-KabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • ServiettenhalterAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • Leuchtende GirlandenAnz. 8
  • KlebestreifenAnz. 6
  • HinweispfeileAnz. 20
  • ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • PapierhandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 10

Registrierung

  • Eingangsbereich
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 200
  • GarderobennummernAnz. 180
  • KassenboxenAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • ProgrammflyerAnz. 180

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen jeder Band mindestens 4 Wochen vorher: Dazu gehören unter anderem Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen, Gitarren- und XLR-Kabel sowie der benötigte Platz auf der Bühne.
  • Plane Soundcheck und Auftritte mit festen Uhrzeiten und einem Puffer von mindestens 30 Minuten. Prüfe dabei auch Bühnentreppen, Kabelkanäle, Verlängerungskabel und die Position der Lichtstative.
  • Bestätige Genehmigungen, Reservierungen und Versicherungspapiere spätestens 2 Wochen vor dem Konzert. Eine fehlende Genehmigung oder ein nicht gebuchtes Technikmaterial lässt sich am Veranstaltungstag kaum noch ersetzen.
  • Berechne Catering und Getränke getrennt nach erwarteten Besuchern, Bands und Helfern. Kennzeichne Speisen für erfasste Ernährungswünsche und kühle die Getränke so, dass sie mindestens 2 Stunden vor dem Einlass bereitstehen.
  • Teile die Freiwilligen mit konkreten Schichten für Eingang, Garderobe, Bar und Aufräumen ein. Kontrolliere vor dem Einlass alle Notausgänge, die Notbeleuchtung und das Erste-Hilfe-Material; drucke das Programm spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man Bands für ein Rockkonzert buchen?
Buche die auftretenden Bands möglichst 3 bis 6 Monate vor dem Konzert. Bei gefragten Terminen oder mehreren Bands solltest du die Verfügbarkeit noch früher klären und die technischen Anforderungen direkt mit abfragen.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Rockkonzert stattfinden?
Lege den Soundcheck mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass fest. Plane pro Band etwa 30 bis 45 Minuten ein, zusätzlich mindestens 30 Minuten Puffer für Umbauten und technische Probleme.
Wie viel Technik braucht man für ein Rockkonzert?
Das hängt von Raumgröße und Band ab, aber eine vollständige Planung sollte Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Monitorboxen, DI-Boxen und passende Kabel enthalten. Sammle die Anforderungen spätestens 4 Wochen vorher und gleiche sie mit dem vorhandenen oder reservierten Material ab.
Was muss man am Tag des Rockkonzerts zuerst kontrollieren?
Beginne mindestens 3 Stunden vor dem Einlass mit Bühne, Stromversorgung, Kabelwegen und Notausgängen. Danach folgen Soundcheck, Erste-Hilfe-Material, Bar, gekühlte Getränke, Cateringkennzeichnung und die vorbereitete Eingangstheke.

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