Checklist para organizar un concierto de rock sin olvidar nada

Un concierto de rock necesita más que contratar a las bandas y montar un escenario. Hay que cerrar el lugar, los permisos y el seguro con tiempo, coordinar las necesidades técnicas de cada grupo y organizar la prueba de sonido. Esta checklist reúne 77 tareas y 65 elementos para avanzar en orden, desde las primeras reservas hasta el programa, la entrada, el catering y la seguridad del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar las bandas que actúan
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar permisos
2 personas
Preparar la documentación del seguro
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Definir la distribución del escenario
2 personas
Planificar las actuaciones y la prueba de sonido
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Reservar material técnico
2 personas
Encargar material impreso
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Marcar la restauración por dieta
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Imprimir el programa
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar el escenario
5 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la barra y el catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Reponer los baños
Prueba de sonido de la primera banda
5 personas
Prueba de sonido de la segunda banda
5 personas

Evento

Abrir la entrada y el guardarropa
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Abrir el bar
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Anunciar la primera banda
Acompañar la primera actuación
3 personas
Realizar el cambio de escenario
5 personas
Anunciar el segundo grupo
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Realizar el servicio de pausas
3 personas
Acompañar la tercera actuación
3 personas
Comprobar el escenario y la sala
2 personas
Anunciar el acto principal
Coordinar la actuación principal
4 personas
Organizar la última ronda de bebidas
3 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los contenedores de residuos
Registrar objetos perdidos
Gestionar la fianza y las llaves
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 3
Perchas del guardarropacant. 150
Bandejas de barcant. 2

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Cajas de monitorcant. 4
Cables de guitarracant. 12
Cables XLRcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 10

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 6
Iluminación de emergenciacant. 4

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Porta-servilletascant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldas luminosascant. 8
Tiras adhesivascant. 6
Flechas para señalizacióncant. 20
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Guantes de trabajocant. 10

Registro

Mostrador de entrada
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Pulserascant. 200
Números de guardarropacant. 180
Cajas de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 2
Folletos del programacant. 180

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de confirmar las bandas. Después pide a cada grupo sus necesidades técnicas por escrito y compáralas con los altavoces, micrófonos, monitores, cajas DI y cables disponibles.
Planifica la prueba de sonido con horarios separados para cada banda y deja un margen de al menos 30 minutos entre grupos. Así puedes resolver cambios en la distribución del escenario sin retrasar la apertura.
Revisa permisos, seguro y salidas de emergencia varias semanas antes del concierto, no durante el montaje. Comprueba también que la iluminación de emergencia y el material de primeros auxilios estén localizados y accesibles.
Calcula el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Marca por separado la comida para cada dieta y prepara las bebidas con antelación suficiente para enfriarlas antes de abrir la barra.
Asigna voluntarios a funciones concretas: entrada, guardarropa, barra, apoyo de escenario y emergencias. Prepara el mostrador de entrada, imprime el programa y coloca canaletas para que los cables no crucen las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de rock?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar y contratar las bandas. Deja las últimas 2 semanas para confirmar permisos, seguro, necesidades técnicas, voluntarios y cantidades de catering.
¿Qué equipo de sonido necesita un concierto de rock?: Como mínimo debes comprobar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores y cables XLR y de guitarra. Pide las necesidades de cada banda antes de reservar el material, porque la lista final depende de la formación y del escenario.
¿Cuánto catering y bebida calcular para un concierto?: Usa el número confirmado de asistentes como base y añade un margen del 10 % para comida, vasos y platos. Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración del concierto y si habrá barra durante las actuaciones.
¿Cuándo hacer la prueba de sonido de un concierto?: Programa la prueba el mismo día, antes de abrir las puertas, y reserva al menos 45 minutos por banda. Añade 30 minutos de margen entre pruebas para cambiar micrófonos, monitores, cajas DI y la distribución del escenario.

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