Checklist pour organiser un concert rock

Un concert rock se prépare longtemps avant l’arrivée du public : date, lieu, groupes, autorisations et besoins techniques doivent être alignés. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, de la réservation à l’accueil. Pensez aussi aux détails souvent oubliés, comme les documents d’assurance, les sorties de secours, le refroidissement des boissons et l’identification des repas selon les régimes alimentaires. Le jour du concert, chaque rôle doit être attribué et chaque horaire confirmé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les groupes de musique à l'affiche
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier les autorisations
2 personnes
Préparer les documents d’assurance
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Planifier les performances et la répétition sonore
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Réserver le matériel technique
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Identifier la restauration par régime alimentaire
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
Imprimer le programme
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le bar et la restauration
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Balance sonore du premier groupe
5 personnes
Balance de son de la deuxième groupe
5 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Ouvrir le bar
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Annoncer le premier groupe
Encadrer la première prestation
3 personnes
Effectuer le changement de scène
5 personnes
Annoncer le deuxième groupe
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Assurer le service des pauses
3 personnes
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Vérifier la scène et la salle
2 personnes
Annoncer la tête d'affiche
Encadrer la prestation principale
4 personnes
Assurer le dernier service de boissons
3 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l'équipement
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rapporter les conteneurs à déchets
Enregistrer les objets trouvés
Gérer la caution et les clés
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 3
Portants à cintresqté 150
Sous-mains de barqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Caissons de monitoringqté 4
Câbles de guitareqté 12
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Porte-serviettesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Bandes adhésivesqté 6
Flèches de signalisationqté 20
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 10

Inscription

Bureau d’accueil
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Braceletsqté 200
Numéros de vestiaireqté 180
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Flyers du programmeqté 180

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les groupes, puis recueillez immédiatement leurs besoins techniques. Prévoyez la configuration de scène, les retours, les micros, les boîtiers DI, les câbles et les prises électriques avant de réserver le matériel.
Ne gardez pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Vérifiez les règles du lieu, préparez les documents nécessaires et confirmez les réservations dès que les informations sont complètes.
Planifiez séparément le montage, les balances et les performances. Réservez un créneau de répétition sonore pour chaque groupe et gardez du temps entre deux balances pour modifier la scène ou le câblage.
Calculez le catering à partir du nombre d’inscrits, des groupes, des bénévoles et de l’équipe technique. Identifiez les plats par régime alimentaire, préparez les encas et mettez les boissons au frais suffisamment tôt.
Répartissez les bénévoles avant le jour J : accueil, vestiaire, catering, assistance scène et sécurité. Vérifiez aussi les sorties de secours, l’éclairage de secours, le matériel de premiers secours et imprimez le programme avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert rock ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec plusieurs groupes. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les réservations techniques, les autorisations, l’assurance, les invitations et le catering.
Quand réserver les groupes et le matériel technique pour un concert ?: Réservez les groupes et le matériel technique dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence au moins 8 semaines avant le concert. Demandez les fiches techniques avant de confirmer la sonorisation, l’éclairage et la scène.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert rock ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure selon la durée et le public. Ajoutez une marge pour les groupes, les bénévoles et l’équipe technique, et refroidissez les boissons avant l’ouverture.
Quand envoyer les informations pratiques aux visiteurs ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant le concert, puis un rappel le jour précédent. Indiquez l’horaire, l’accès, les consignes utiles et les éventuels changements de programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.