Eine Rallye organisieren: von der Route bis zur Siegerehrung

Eine Rallye steht und fällt mit einer geprüften Route, verständlichen Aufgaben und gut eingewiesenen Helfern. Lege zuerst Thema, Start und Ziel fest und teste die Strecke vollständig, bevor du Einladungen verschickst. Danach erstellst du Rätsel, Antwort- und Bewertungsbögen, teilst die Teilnehmenden in Teams ein und stellst für jedes Team ein vollständiges Paket zusammen. Am Veranstaltungstag brauchen Start, Routenposten und Ziel einen festen Aufbauplan.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Thema festlegen
2 Personen
2
Route im Voraus prüfen
2 Personen
3
Start- und Zielpunkt festlegen
2 Personen
4
Rätsel und Aufgaben erstellen
3 Personen
5
Antworten und Bewertungsbogen erstellen
2 Personen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teilnehmer pro Team einteilen
2 Personen
11
Volunteer-Briefing vorbereiten
12
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Rätsel und Formulare drucken
2 Personen
15
Pakete pro Team zusammenstellen
3 Personen
16
Routenposten beschriften
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Startort aufbauen
4 Personen
19
Zielort aufbauen
3 Personen
20
Routeposten auslegen
3 Personen
21
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
22
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

23
Teilnehmende empfangen
3 Personen
24
Teams registrieren
2 Personen
25
Spielregeln erklären
2 Personen
26
Teammaterialien verteilen
3 Personen
27
Rallye begleiten
6 Personen
28
Streckenposten besetzen
5 Personen
29
Zwischenstände notieren
2 Personen
30
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Antworten überprüfen
3 Personen
33
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
34
Lockeres Beisammensein betreuen
3 Personen

Nachbereitung

35
Posten entlang der Strecke abholen
3 Personen
36
Materialien zusammenstellen
3 Personen
37
Müll einsammeln
3 Personen
38
Geschirr abwaschen
2 Personen
39
Location reinigen
3 Personen
40
Möbel wegräumen
4 Personen
41
Materialien trocken lagern
2 Personen
42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 35
FestzeltAnz. 2
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 3
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Puzzlematerial

KlemmbrettAnz. 12
StifteAnz. 40
BleistifteAnz. 40
KaugummiAnz. 12
MessbänderAnz. 6
LupeAnz. 6
UmschlägeAnz. 60
Plastik-AufbewahrungsboxenAnz. 12
WegweiserAnz. 20
KreidetafelnAnz. 8
KreideAnz. 12
SeilAnz. 100
WäscheklammernAnz. 60
FarbkartenAnz. 60
NummernkartenAnz. 60
PreiskartonsAnz. 6
TaschenrechnerAnz. 6
StoppuhrenAnz. 6

Registrierung

AnmeldeformulareAnz. 40
WertungsbögenAnz. 40
NamensaufkleberAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
StiftehalterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 45
Mehrweg-TellerAnz. 45
Wiederverwendbares BesteckAnz. 45

Küche

Kaffeemaschine
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KühlzangenAnz. 3

Reinigung

SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane pro Team ein eigenes Paket mit Klemmbrett, Stiften, Aufgaben, Umschlägen und Bewertungsbogen. So fehlt am Start nichts und Helfer müssen später nicht zwischen Teams aufteilen.
Gehe die Route mindestens einmal komplett zur geplanten Veranstaltungszeit ab. Prüfe dabei Wegweiser, Beleuchtung, Empfang und ob jeder Posten mit Taschenlampen oder LED-Lichterketten sicher erkennbar ist.
Gib Helfern spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Teams eine kurze Einweisung. Jeder sollte seinen Posten, die erlaubte Hilfestellung, die Stoppuhr und den Umgang mit den Bewertungsbögen kennen.
Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und stelle Getränke vor dem Start kalt. Kühlboxen am Start- und Zielpunkt verhindern, dass die Ausgabe während der Rallye improvisiert werden muss.
Teste Lautsprecher, Verlängerungskabel und Beleuchtung vor dem Aufbau der Teams. Lege außerdem Ersatzstifte, Kreide und zusätzliche Formulare an einem festen Ort bereit, statt sie erst bei der Registrierung zu suchen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Rallye organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher, wenn Einladungen, Helfer und eine eigene Route geplant werden müssen. Die Strecke solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin vollständig prüfen und die Unterlagen danach drucken.
Wie viele Personen sollte ein Team bei einer Rallye haben?: Vier bis sechs Personen pro Team sind meist gut handhabbar: Alle können miträtseln, ohne dass die Gruppe an jedem Posten unübersichtlich wird. Teile die Teams erst nach Ende der Anmeldefrist endgültig ein, damit Absagen berücksichtigt werden.
Wie viele Helfer braucht man für eine Rallye?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine verantwortliche Person am Start und Ziel sowie je einen Helfer pro gleichzeitig besetztem Routenposten ein. Bei mehreren Teams am selben Posten sollte zusätzlich eine zweite Person Zeit und Bewertungen kontrollieren.
Was muss man am Tag der Rallye zuerst aufbauen?: Baue zuerst Startpunkt und Registrierung auf, danach die Routenposten und zuletzt den Zielbereich. Sei mindestens 90 Minuten vor dem geplanten Start vor Ort, damit Beschilderung, Material, Technik und Beleuchtung noch getestet werden können.

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