Rallye organisieren: Checkliste für die Vorbereitung
Eine Rallye steht und fällt mit einer geprüften Route, verständlichen Aufgaben und einem reibungslosen Start. Plane zuerst Strecke, Thema und Ziel, bevor du Rätsel druckst oder Teams einteilst. Für jede Gruppe brauchst du ein vollständiges Paket mit Aufgaben, Schreibmaterial und Bewertungsbogen. Am Veranstaltungstag zählen kurze Briefings, beschriftete Posten und ein klarer Ablauf bei Anmeldung, Start und Ziel besonders viel.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Thema festlegen
2 Personen
Route im Voraus prüfen
2 Personen
Start- und Zielpunkt festlegen
2 Personen
Rätsel und Aufgaben erstellen
3 Personen
Antworten und Bewertungsbogen erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer pro Team einteilen
2 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Rätsel und Formulare drucken
2 Personen
Pakete pro Team zusammenstellen
3 Personen
Routenposten beschriften
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Startort aufbauen
4 Personen
Zielort aufbauen
3 Personen
Routeposten auslegen
3 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teams registrieren
2 Personen
Spielregeln erklären
2 Personen
Teammaterialien verteilen
3 Personen
Rallye begleiten
6 Personen
Streckenposten besetzen
5 Personen
Zwischenstände notieren
2 Personen
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Antworten überprüfen
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Lockeres Beisammensein betreuen
3 Personen
Nachbereitung
Posten entlang der Strecke abholen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Müll einsammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Möbel wegräumen
4 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 35
- FestzeltAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
Puzzlematerial
- KlemmbrettAnz. 12
- StifteAnz. 40
- BleistifteAnz. 40
- KaugummiAnz. 12
- MessbänderAnz. 6
- LupeAnz. 6
- UmschlägeAnz. 60
- Plastik-AufbewahrungsboxenAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- KreidetafelnAnz. 8
- KreideAnz. 12
- SeilAnz. 100
- WäscheklammernAnz. 60
- FarbkartenAnz. 60
- NummernkartenAnz. 60
- PreiskartonsAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 6
- StoppuhrenAnz. 6
Registrierung
- AnmeldeformulareAnz. 40
- WertungsbögenAnz. 40
- NamensaufkleberAnz. 40
- BadgehalterAnz. 40
- StiftehalterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 45
- Mehrweg-TellerAnz. 45
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 45
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlzangenAnz. 3
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Route mindestens einmal vollständig zu Fuß und notiere Abzweigungen, schwer erkennbare Stellen und mögliche Ausweichwege. Beschrifte jeden Routenposten so, dass Helfer ihn in wenigen Minuten finden.
- Plane pro Team ein eigenes Materialpaket und lege es spätestens am Vortag zusammen. Kontrolliere dabei Umschläge, Klemmbrett, Stifte, Aufgaben, Antworten und Wertungsbogen anhand einer Packliste.
- Schicke Einladungen mit Anmeldeschluss und Treffpunkt früh genug heraus; sieben bis vierzehn Tage Vorlauf geben dir Zeit, Ernährungswünsche zu erfassen und die Teilnehmer auf Teams zu verteilen.
- Führe das Volunteer-Briefing vor dem Eintreffen der Gruppen durch und erkläre jedem Helfer seine Position, die Bewertung und den Umgang mit verspäteten Teams. Rechne für die Einweisung etwa 20 bis 30 Minuten ein.
- Baue Start und Ziel mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Teste Lautsprecher, Verlängerungskabel und Beleuchtung und stelle Getränke gekühlt bereit, damit die Registrierung nicht durch letzte Besorgungen ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Rallye organisieren?
- Beginne etwa drei bis vier Wochen vorher mit Route, Thema und Aufgaben. Spätestens sieben Tage vor der Rallye sollten Einladungen, Anmeldeschluss und Helferplanung feststehen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Rallye?
- Plane mindestens eine Person für Anmeldung und Start sowie eine verantwortliche Person pro betreutem Routenposten ein. Für eine Rallye mit vier Posten sind damit meist fünf bis sechs Helfer sinnvoll.
- Wie viel Material braucht jedes Rallye-Team?
- Jedes Team sollte ein eigenes Paket mit Aufgaben, Umschlägen, Klemmbrett, mindestens zwei Stiften und einem Bewertungsbogen erhalten. Lege zusätzlich ein Ersatzpaket und etwa 10 Prozent mehr Verbrauchsmaterial bereit.
- Wann sollte man die Rallye-Route prüfen?
- Prüfe die Strecke mindestens einmal vor dem Druck der Aufgaben und ein zweites Mal kurz vor dem Veranstaltungstag. So kannst du gesperrte Wege, Baustellen oder schlecht sichtbare Wegweiser noch rechtzeitig ändern.
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