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Rallye organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Rallye steht und fällt mit einer getesteten Strecke, klaren Aufgaben und einem sauberen Ablauf am Start. Lege zuerst Thema, Route und Kontrollpunkte fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material kaufst. Plane außerdem Genehmigungen, Sicherheitsrisiken und Ersatzlösungen für schlechtes Wetter ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Idee bis zu Getränken, Snacks und der Ausgabe der Preise am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Thema festlegen

    2 Personen

  • Rätsel und Aufgaben erstellen

    3 Personen

  • Startort reservieren

  • Route und Kontrollpunkte festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung für Checkpoint-Standorte einholen

  • Sicherheitsrisiken auf der Route prüfen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Strecke ablaufen

    3 Personen

  • Puzzles testen

    3 Personen

  • Teams zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Spielleiter einteilen

    2 Personen

  • Puzzles und Streckenkarten drucken

    2 Personen

  • Auftragsumschläge zusammenstellen

    3 Personen

  • Scorebögen vorbereiten

    2 Personen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Preise und Materialien einkaufen

    2 Personen

  • Wiederverwendbare Materialien abholen

    2 Personen

  • Mobiltelefone und Ladegeräte testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks und Mahlzeit vorbereiten

    3 Personen

  • Checkpoint-Materialien per Post verteilen

    3 Personen

  • Wegweiserpfeile und Hinweise bereitlegen

    2 Personen

  • Startort reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte und Beleuchtung aufbauen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet- und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Spielbetreuer einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teams registrieren

    2 Personen

  • Spielregeln und Strecke erklären

    2 Personen

  • Teams gestaffelt starten lassen

    3 Personen

  • Checkpoints besetzen

    6 Personen

  • Hinweise und Routenhilfe geben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Ankommende Teams registrieren

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Scoreformulare prüfen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Richtungspfeile und Checkpoint-Materialien abholen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte und Beleuchtung abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Startort reinigen

    3 Personen

  • Route auf zurückgebliebenes Material kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien sortieren und aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 4

Spielmaterial

  • KlemmbretterAnz. 45
  • RoutenpläneAnz. 12
  • AufgabenkartenAnz. 60
  • WertungsbögenAnz. 15
  • AntwortblätterAnz. 60
  • UmschlägeAnz. 75
  • StifteAnz. 60
  • BleistifteAnz. 30
  • KaugummiAnz. 15
  • BleistiftspitzerAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 15
  • ErsatzbatterienAnz. 30
  • WegweiserAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KegelAnz. 20
  • StoppuhrenAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2
  • PreiseAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 50
  • TeamaufkleberAnz. 60
  • NamensaufkleberAnz. 60
  • StifteAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhalteschalenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Laufe die komplette Strecke mindestens einmal selbst ab und teste jedes Rätsel unter realen Bedingungen. Prüfe dabei Wegweiser, Beleuchtung, Mobilfunkempfang und mögliche Gefahrenstellen.
  • Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Rallye. Nenne Startzeit, Startort, Dauer, Kleidung, Treffpunkt und was die Teams unterwegs benötigen.
  • Bereite pro Team einen eigenen Umschlag mit Aufgabenkarten, Routenplan, Antwortblättern, Wertungsbogen und Stiften vor. Lege mindestens 10 Prozent Ersatzexemplare zurück.
  • Teile pro Kontrollpunkt eine verantwortliche Person ein und gib ihr klare Zeiten, Material und eine Möglichkeit zur Kommunikation. Teste Mobiltelefone und Ladegeräte am Vortag vollständig.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks oder eine Mahlzeit so vor, dass sie nach der Rückkehr sofort ausgegeben werden kann. Prüfe die Wettervorhersage spätestens 24 Stunden vorher und halte Partyzelte oder Beleuchtung bereit.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Rallye?
Rechne mit mindestens 3 bis 4 Wochen für Route, Rätsel, Genehmigungen, Einladungen und Material. Für eine größere Rallye mit mehreren Kontrollpunkten sind 6 Wochen realistischer.
Wie viele Aufgaben braucht eine Rallye?
Plane für eine Rallye von 2 bis 3 Stunden etwa 8 bis 12 Aufgaben oder Rätsel ein. Teste jede Aufgabe vorab und kalkuliere pro Kontrollpunkt mindestens 10 Minuten Bearbeitungszeit.
Wann sollte ich die Strecke einer Rallye testen?
Laufe die Strecke spätestens 7 Tage vor dem Termin vollständig ab und teste sie danach noch einmal am Veranstaltungstag oder am Vorabend. So erkennst du Baustellen, gesperrte Wege und fehlende Wegweiser rechtzeitig.
Wie viel Material brauche ich pro Rallye-Team?
Jedes Team sollte mindestens einen Routenplan, ein Klemmbrett, einen Wertungsbogen, Antwortblätter und zwei Stifte erhalten. Drucke zusätzlich 10 bis 15 Prozent Ersatzmaterial und lege Ersatzbatterien sowie zusätzliche Wegweiser bereit.

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