Einen Psychologiekongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Psychologiekongress hängen Programm, Referenten, Raumplanung und Technik eng zusammen. Lege deshalb zuerst Termin, Zielgruppe und passende Räume fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Referenten, Anmeldeformular, Zahlungsabwicklung und Werbung. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerdaten, Techniktests und ein klares Briefing für Sprecher und Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kongressdatum festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Zahlungsinformationen einrichten
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Sprecherinformationen sammeln
- 13
Präsentationen entgegennehmen
- 14
Programm finalisieren
2 Personen
- 15
Catering bestellen
- 16
Technik prüfen
2 Personen
- 17
Namensschilder gestalten
- 18
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 19
Route und Beschilderung erstellen
- 20
Sprecherbriefing versenden
- 21
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 22
Namensschilder und Programm drucken
2 Personen
- 23
Präsentationen sammeln
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Materialien prüfen
2 Personen
- 26
Teilnehmer erinnern
- 27
Catering vorbereiten
3 Personen
- 28
Raumaufteilung prüfen
2 Personen
- 29
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
Event
- 30
Location öffnen
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 33
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 34
Präsentationen testen
2 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Catering bereitstellen
3 Personen
- 38
Referenten empfangen
2 Personen
- 39
Registrierungsteam briefen
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Eröffnungsrede halten
- 43
Redner ankündigen
- 44
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 45
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 48
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
- 49
Redner betreuen
2 Personen
- 50
Snacks zum Aperitif bereitstellen
3 Personen
- 51
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 52
Abendessen servieren
4 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Buffet auffüllen
2 Personen
- 55
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 56
Mikrofone weitergeben
2 Personen
- 57
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
- 58
Letzte Fragen sammeln
- 59
Abschluss ankündigen
- 60
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Catering aufräumen
3 Personen
- 64
Präsentationstechnik abkoppeln
2 Personen
- 65
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 66
Räume reinigen
4 Personen
- 67
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 68
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Ausgaben sammeln
- 71
Dankesnachricht versenden
- 72
Präsentationen bereitstellen
- 73
Rechnungen prüfen
- 74
Teilnehmerliste archivieren
- 75
Foto- und Videodateien speichern
- 76
Zertifikate versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 120
- AnmeldetischeAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- KlappischeAnz. 12
- RednerpulteAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 130
- WeingläserAnz. 130
- Dinner-TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- MesserAnz. 130
- GabelnAnz. 130
- LöffelAnz. 130
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- BuffetzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 120
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 4
- RednernamensschilderAnz. 8
- RegistrierungsschilderAnz. 2
Büro
- NamensschilderAnz. 130
- Bändchen für NamensschilderAnz. 130
- ProgrammhefteAnz. 130
- NotizblöckeAnz. 130
- KugelschreiberAnz. 150
- A4-PapierAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- MarkerAnz. 12
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- StiftehalterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
- SpülwannenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Räume frühzeitig und plane nicht nur den Vortragssaal ein: Für Anmeldung, Buffet, Garderobe und Pausen brauchst du eigene Flächen. Prüfe außerdem, ob Bestuhlung, Rednerpult und Anmeldetische vor Ort vorhanden sind.
- Fordere von jedem Referenten spätestens 14 Tage vor dem Kongress Kurzbiografie, Vortragstitel und Präsentation an. So bleiben mindestens 7 Tage für Rückfragen, Formatprüfungen und die Zusammenstellung des finalen Programms.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher, erfasse Ernährungswünsche und drucke Namensschilder sowie Programme erst nach diesem Abgleich.
- Teste die gesamte Präsentationstechnik mindestens 24 Stunden vorher mit den tatsächlich verwendeten Laptops, HDMI-Kabeln und Adaptern. Lege zusätzlich USB-Sticks, Verlängerungskabel und Powerbanks als Reserve bereit.
- Schicke Referenten und freiwilligen Helfern spätestens 5 Tage vorher ein Briefing mit Ankunftszeit, Raum, Ablauf und Kontaktperson. Beschrifte den Weg zu Anmeldung, Vortragssälen, Toiletten und Catering, damit am Kongresstag niemand suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Psychologiekongress planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Räumen und Referenten. Für Anmeldung, Werbung und Catering solltest du mindestens 8 Wochen Vorlauf einplanen.
- Wann sollte man die Referenten für einen Psychologiekongress anfragen?
- Frage die Referenten 3 bis 4 Monate vor dem Termin an, damit Zu- oder Absagen noch in die Programmplanung einfließen. Die fertigen Präsentationen solltest du spätestens 14 Tage vorher anfordern.
- Wann bestellt man das Catering für einen Kongress?
- Bestelle das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Aktualisiere die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin.
- Wie prüft man die Technik vor einem Psychologiekongress?
- Führe spätestens 24 Stunden vor Beginn einen vollständigen Test mit Beamer, Leinwand, Mikrofonen, Laptop, HDMI-Adaptern und Präsentationsklicker durch. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
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