Organiser un congrès de psychologie, étape par étape

Un congrès de psychologie demande surtout une bonne séquence de préparation. Commence par bloquer la date et les salles, puis avance sur les intervenants, le programme et les inscriptions avant de gérer la logistique finale. Les oublis fréquents concernent les besoins alimentaires, les présentations, les badges et les adaptateurs vidéo. Ce plan t’aide à répartir les 76 tâches et à vérifier le matériel nécessaire avant l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du congrès
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Établir le programme
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Configurer les informations de paiement
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Rassembler les informations sur les intervenants
13
Recevoir les présentations
14
Finaliser le programme
2 personnes
15
Commander le catering
16
Vérifier la technique
2 personnes
17
Créer les badges nominatifs
18
Vérifier la liste des participants
2 personnes
19
Créer l’itinéraire et la signalisation
20
Envoyer le briefing des intervenants
21
Planifier les bénévoles
2 personnes
22
Imprimer les badges et le programme
2 personnes
23
Rassembler les présentations
24
Faire les courses
2 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Rappeler les participants
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
29
Briefer l’équipe de montage
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
33
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
34
Tester les présentations
2 personnes
35
Installer la signalétique
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Accueillir les intervenants
2 personnes
39
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Distribuer le programme
2 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Annoncer les intervenants
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Animer les questions de la salle
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir la pause-café
3 personnes
48
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Préparer les amuse-bouches
3 personnes
51
Installer le buffet du dîner
4 personnes
52
Servir le dîner
4 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Animer le débat
2 personnes
56
Passer les microphones
2 personnes
57
Organiser le cocktail networking
3 personnes
58
Recueillir les dernières questions
59
Annoncer la clôture
60
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Débrancher le matériel de présentation
2 personnes
65
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
66
Nettoyer les salles
4 personnes
67
Retirer la signalétique
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Rassembler les frais
71
Envoyer un message de remerciement
72
Mettre les présentations à disposition
73
Vérifier les factures
74
Archiver la liste des participants
75
Enregistrer les fichiers photo et vidéo
76
Envoyer les certificats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 12
Tables des intervenantsqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pinces à buffetqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Porte-nomsqté 120
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux de nom des intervenantsqté 8
Panneaux d’inscriptionqté 2

Bureau

Badges nominatifsqté 130
Cordons pour badgesqté 130
Brochures du programmeqté 130
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Pots à stylosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et les salles avant de confirmer les intervenants : prévois une salle principale, les espaces de pause et une configuration adaptée au nombre de participants attendu.
Prépare le formulaire d’inscription dès que le programme de base est établi. Demande aussi les informations de paiement et les besoins alimentaires afin de pouvoir commander le catering avec des chiffres fiables.
Fixe une date limite de réception des présentations au moins 7 jours avant le congrès. Tu auras ainsi le temps de vérifier les fichiers, les ordinateurs portables, les câbles HDMI, les adaptateurs et les vidéoprojecteurs.
Ne garde pas les badges et le programme imprimés pour le dernier moment : compare la liste des participants 2 à 3 jours avant l’événement, puis imprime une petite réserve de badges vierges.
Organise une répétition technique dans chaque salle la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Teste les microphones sans fil, les écrans, les rallonges, les multiprises et les cliqueurs avec les présentations prévues.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de psychologie ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour un congrès avec plusieurs intervenants et une inscription payante. Ce délai laisse environ 8 à 12 semaines pour confirmer le programme, ouvrir les inscriptions et organiser la restauration et la technique.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvre les inscriptions 8 à 12 semaines avant la date du congrès, dès que les informations essentielles sont confirmées. Fixe une date limite 7 à 10 jours avant l’événement pour finaliser les repas, les badges et la liste des participants.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demande les présentations au plus tard 7 jours avant le congrès, avec un rappel 48 heures avant la date limite. Rassemble ensuite tous les fichiers sur un ordinateur ou une clé USB et teste-les dans la salle prévue.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’installation technique ?: Réserve au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour installer et tester la technique. Pour plusieurs salles, ajoute environ 30 minutes par salle afin de vérifier les microphones, les écrans, les adaptateurs et les câbles.

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