Zo organiseer je een psychologiecongres
Begin met de congresdatum, de locatie en het aantal zalen. Leg daarna de sprekers en de hoofdonderwerpen vast, zodat je het programma en de communicatie kunt opbouwen. Regel aanmeldingen en betalingen vroeg; die gegevens heb je later nodig voor dieetwensen, badges, catering en zaalindeling. In de laatste weken verschuift de aandacht naar presentaties, techniek, bewegwijzering en een duidelijke briefing voor sprekers en vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Congresdatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
- 3
Sprekers benaderen
2 personen
- 4
Programma samenstellen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier maken
- 6
Betalingsinformatie instellen
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Promotie publiceren
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Sprekersinformatie verzamelen
- 13
Presentaties ontvangen
- 14
Programma definitief maken
2 personen
- 15
Catering bestellen
- 16
Techniek controleren
2 personen
- 17
Naambadges ontwerpen
- 18
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 19
Route en bewegwijzering maken
- 20
Sprekersbriefing versturen
- 21
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 22
Badges en programma printen
2 personen
- 23
Presentaties verzamelen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Materialen controleren
2 personen
- 26
Deelnemers herinneren
- 27
Catering voorbereiden
3 personen
- 28
Zaalindeling controleren
2 personen
- 29
Opbouwteam instrueren
2 personen
Event
- 30
Locatie openen
2 personen
- 31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 32
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 33
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
- 34
Presentaties testen
2 personen
- 35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 36
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 37
Catering klaarzetten
3 personen
- 38
Sprekers ontvangen
2 personen
- 39
Registratieteam briefen
2 personen
- 40
Deelnemers registreren
4 personen
- 41
Programma uitdelen
2 personen
- 42
Openingswoord verzorgen
- 43
Sprekers aankondigen
- 44
Presentaties begeleiden
2 personen
- 45
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Koffiepauze serveren
3 personen
- 48
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
- 49
Sprekers begeleiden
2 personen
- 50
Borrelhapjes klaarzetten
3 personen
- 51
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
- 52
Diner serveren
4 personen
- 53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 54
Buffet aanvullen
2 personen
- 55
Panelgesprek begeleiden
2 personen
- 56
Microfoons doorgeven
2 personen
- 57
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
- 58
Laatste vragen verzamelen
- 59
Afsluiting aankondigen
- 60
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 61
Afval verzamelen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Catering opruimen
3 personen
- 64
Presentatietechniek afkoppelen
2 personen
- 65
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
- 66
Zalen schoonmaken
4 personen
- 67
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Onkosten verzamelen
- 71
Bedankbericht versturen
- 72
Presentaties beschikbaar stellen
- 73
Facturen controleren
- 74
Deelnemerslijst archiveren
- 75
Foto- en videobestanden opslaan
- 76
Certificaten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 120
- Inschrijftafelsaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 12
- Sprekerstafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 130
- Waterglazenaantal 130
- Wijnglazenaantal 130
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Messenaantal 130
- Vorkenaantal 130
- Lepelsaantal 130
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Presentatieklikkersaantal 2
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- USB-sticksaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Buffettangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 120
- Bloemstukkenaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 4
- Sprekersnaambordenaantal 8
- Registratiebordenaantal 2
Kantoor
- Naambadgesaantal 130
- Badgekoordenaantal 130
- Programmafoldersaantal 130
- Notitieblokkenaantal 130
- Balpennenaantal 150
- A4-papieraantal 2
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
- Flip-overblokkenaantal 4
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Pennenbakjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasteilenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie voordat je het programma publiceert. Controleer hoeveel congresstoelen, inschrijftafels en sprekerstafels per zaal passen en plan aparte ruimte voor ontvangst en catering.
- Benader sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt en vraag meteen om titel, bio, portret, technische eisen en de presentatie. Zet een vaste deadline, bijvoorbeeld 14 dagen voor het congres, zodat je het programma nog kunt controleren.
- Maak het aanmeldformulier compleet met betaalinformatie, dieetwensen en eventuele toestemmingen. Controleer de deelnemerslijst minimaal 3 dagen vooraf en gebruik die versie voor badges, catering en ontvangst.
- Test de techniek niet alleen op papier: controleer per zaal de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons en presentatieklikkers. Leg reservekabels, stekkerdozen en verlengkabels klaar bij de techniektafel.
- Geef sprekers en vrijwilligers een briefing met tijden, route, zaalverdeling en aanspreekpunt. Print badges en programma’s uiterlijk de dag ervoor en controleer tegelijk de bewegwijzering, materialen en koffievoorziening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een psychologiecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en sprekers. Plan het programma en de uitnodigingen enkele maanden later, zodat je minimaal 4 weken hebt voor aanmeldingen en promotie.
- Wanneer moet ik de catering voor een psychologiecongres bestellen?
- Bestel de catering zodra de aanmeldingen een betrouwbaar beeld geven, meestal 2 tot 3 weken voor het congres. Sluit dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf af en geef de cateraar daarna het definitieve aantal deelnemers door.
- Wanneer moeten presentaties van sprekers binnen zijn?
- Vraag presentaties uiterlijk 14 dagen voor het congres op. Controleer ze daarna op bestandsformaat, video’s, lettertypes en benodigde adapters; plan een laatste ontvangst- en kopieermoment 2 tot 3 dagen vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een psychologiecongres?
- Reken minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 aanspreekpunt per zaal en 1 persoon voor techniek en logistiek. Bij meerdere zalen of meer dan 100 deelnemers heb je meestal 1 extra ontvangst- en 1 extra zaalvrijwilliger nodig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!