Ein Promotionskonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Promotionskonzert müssen Werbung, Künstlerbetreuung und Veranstaltungstechnik gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Ort und Datum, buche danach die Künstler und kläre frühzeitig Genehmigungen sowie Versicherung. Anschließend folgen Zielgruppe, Werbemittel und Anmeldungen, bevor du Technik, Catering, Getränke und Helfer festlegst. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn technische Anforderungen oder Künstlerinformationen erst kurz vor dem Konzert geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2 Personen
2
Künstler buchen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Zielgruppe für die Promo festlegen
2 Personen
6
Werbetext schreiben
2 Personen
7
Plakat gestalten
2 Personen
8
Online-Event erstellen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
2 Personen
11
Poster verteilen
3 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Künstlerinformationen sammeln
15
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
16
Tonanlage reservieren
17
Lichtanlage reservieren
18
Catering reservieren
19
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
20
Reservierungstisch planen
21
Freiwillige einplanen
22
Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen
23
Ablaufplan ausdrucken
24
Künstlerroute teilen
25
Besucherliste aktualisieren
26
Armbänder und Tickets zählen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
29
Künstlerbriefing versenden
30
Wettervorhersage prüfen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Be- und Entladebereich freimachen
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Eingangs- und Empfangstisch aufstellen
2 Personen
35
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
36
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
37
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
38
Mikrofone anschließen
2 Personen
39
Instrumente bereitstellen
3 Personen
40
Soundcheck durchführen
3 Personen
41
Lichttest durchführen
2 Personen
42
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
43
Snacks vorbereiten
3 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Teilnehmerliste bereitlegen
46
Tickets und Armbänder bereitlegen
2 Personen
47
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
48
Künstler empfangen
2 Personen
49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Tickets kontrollieren
2 Personen
51
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
52
Werbematerial verteilen
2 Personen
53
Eröffnungsrede halten
54
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
58
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
59
Besucherfragen beantworten
2 Personen
60
Programmansagen machen
61
Hauptauftritt begleiten
4 Personen
62
Fotomoment begleiten
2 Personen
63
Abschiedsrede halten
64
Abschiedsgetränke servieren
2 Personen
65
Besucher verabschieden
3 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Getränke und Speisen verschließen
2 Personen

Nachbereitung

68
Möbel abbauen
4 Personen
69
Tonanlage abbauen
3 Personen
70
Lichttechnik abbauen
2 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
2 Personen
73
Bar und Küche reinigen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Künstler auszahlen
78
Fotos und Dateien speichern
79
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 10
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 5
MikrofonständerAnz. 5
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

WerbebannerAnz. 3
PlakateAnz. 30
TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
SpeisekartenAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
BarbänkeAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
PfannenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KüchenpapierhalterAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Papierwaren

ArmbänderAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
AbläufeAnz. 10
ProgrammkartenAnz. 150
KassenbonrollenAnz. 4

Werkzeug

WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 6
BöckeAnz. 4

Tipps

Lege Ort und Datum zuerst verbindlich fest und buche die Künstler erst danach. Plane für Genehmigungen und Versicherungsprüfung mindestens vier bis sechs Wochen Vorlauf ein.
Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens drei Wochen vor dem Konzert. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorspeaker, DI-Boxen sowie XLR- und Jackkabel gemeinsam mit der Tonperson.
Starte die Werbung nicht erst mit einem einzelnen Plakat. Erstelle den Werbetext, gestalte das Plakat, richte das Online-Event ein und veröffentliche die ersten Social-Media-Beiträge mindestens drei Wochen vor dem Termin.
Führe Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Besucherliste in einer aktuellen Datei. Aktualisiere sie spätestens 48 Stunden vor Beginn und gib die endgültige Zahl an Catering und Empfang weiter.
Drucke den Ablaufplan am Veranstaltungstag mehrfach aus und teile die Künstlerroute vorher mit. Plane außerdem mindestens eine verantwortliche Person für Erste Hilfe und genügend Freiwillige für Einlass, Reservierungstisch und Betreuung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Promotionskonzert planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Künstlerbuchung, Genehmigungen, Versicherung und Technik benötigen oft mehrere Abstimmungen; die Werbung sollte spätestens drei Wochen vor dem Konzert starten.
Wann muss die Veranstaltungstechnik feststehen?: Prüfe die technischen Anforderungen mindestens drei Wochen vor dem Konzert und reserviere Ton- und Lichtanlage danach. Eine abschließende Kontrolle aller Kabel, Mikrofone und Ersatzbatterien gehört in die letzte Woche.
Wie viel Getränke brauche ich für ein Promotionskonzert?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bestimme den Getränkevorrat spätestens eine Woche vorher anhand der erwarteten Anmeldungen und der Veranstaltungsdauer.
Wann soll ich Einladungen und Social-Media-Beiträge verschicken?: Versende Einladungen etwa drei Wochen vor dem Termin und veröffentliche in den folgenden 14 Tagen mehrere Erinnerungen. Aktualisiere die Besucherliste 48 Stunden vor Beginn und informiere Helfer sowie Catering über die finale Zahl.

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