Organiser un concert promotionnel sans rien laisser au dernier moment

Un concert promotionnel se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les artistes, puis les autorisations, la technique et la communication. Le nombre de visiteurs influence ensuite les inscriptions, le stock de boissons, le catering et le mobilier. Prévoyez aussi les informations dont les artistes ont besoin pour arriver et s’installer sans attente. Ce plan vous aide à répartir les 79 tâches et à vérifier les 82 éléments nécessaires avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Définir le public cible promotionnel
2 personnes
6
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
7
Concevoir l’affiche
2 personnes
8
Créer un événement en ligne
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier des posts sur les réseaux sociaux
2 personnes
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Rassembler les informations sur les artistes
15
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
16
Réserver la sono
17
Réserver l'installation lumineuse
18
Réserver le catering
19
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
20
Planifier la table de réservation
21
Planifier les bénévoles
22
Désigner le responsable des premiers secours
23
Imprimer le déroulé
24
Partager l’itinéraire des artistes
25
Mettre à jour la liste des visiteurs
26
Compter les bracelets et les billets
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Stocker les boissons au frais
2 personnes
29
Envoyer le briefing aux artistes
30
Vérifier les prévisions météo

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer l’entrée et la table d’accueil
2 personnes
35
Dégager la zone du podium
3 personnes
36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
37
Monter l’installation lumière
2 personnes
38
Brancher les microphones
2 personnes
39
Installer les instruments
3 personnes
40
Effectuer la vérification du son
3 personnes
41
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
42
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer la liste de présence
46
Préparer les billets et les bracelets
2 personnes
47
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
48
Accueillir les artistes
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Vérifier les billets
2 personnes
51
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
52
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
53
Faire le discours d’ouverture
54
Encadrer la première prestation
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
58
Servir le repas des artistes
2 personnes
59
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
60
Faire les annonces du programme
61
Encadrer la prestation principale
4 personnes
62
Animer le moment photo
2 personnes
63
Prononcer le mot de clôture
64
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Fermer les boissons et la nourriture
2 personnes

Suivi

68
Démonter le mobilier
4 personnes
69
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
2 personnes
73
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Payer les artistes
78
Sauvegarder les photos et les fichiers
79
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 5
Pieds de microqté 5
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières promotionnellesqté 3
Affichesqté 30
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 10
Plateaux de barqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Distributeurs d'essuie-toutqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Spray désinfectantqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteursqté 2
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Papeterie

Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Déroulésqté 10
Cartes du programmeqté 150
Rouleaux de tickets de caisseqté 4

Outils

Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 6
Tréteauxqté 4

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de lancer l’affiche ou les invitations. Vérifiez ensuite les autorisations et l’assurance, car une modification tardive peut retarder toute la promotion de plusieurs semaines.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste au moins 3 semaines avant le concert. Faites confirmer la sono, les microphones, les boîtiers DI, les câbles, les retours et l’éclairage dans une seule liste.
Lancez la communication dès que le programme est confirmé : texte promotionnel, affiche, événement en ligne et invitations doivent reprendre les mêmes horaires et informations. Relancez les réseaux sociaux au moins 7 jours avant la date.
Fermez les inscriptions 48 heures avant l’événement si vous devez prévoir le catering ou les besoins alimentaires. Utilisez le nombre final de visiteurs pour ajuster les boissons, les assiettes, les verres et les places assises.
Préparez l’accueil le jour J avec une table de réservation, la liste actualisée des visiteurs, le déroulé imprimé et un responsable des premiers secours. Partagez l’itinéraire des artistes au moins 24 heures avant leur arrivée et prévoyez un créneau de balance séparé de l’ouverture au public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert promotionnel ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, les autorisations, la technique et la promotion. Comptez davantage si une assurance, une autorisation spécifique ou plusieurs prestataires doivent être validés.
Quand faut-il réserver la sono et l’éclairage pour un concert ?: Réservez la sono et l’installation lumineuse au moins 3 semaines avant le concert, après avoir recueilli les besoins techniques des artistes. Vérifiez les câbles, les pieds, les multiprises et les rallonges au plus tard 7 jours avant l’installation.
Quand lancer la promotion d’un concert ?: Commencez dès que la date, le lieu et les artistes sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Programmez une dernière relance sur les réseaux sociaux entre 3 et 7 jours avant le concert.
Combien de boissons prévoir pour un concert promotionnel ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajustez le stock selon la durée, les inscriptions et la présence d’un catering, et gardez une réserve d’environ 10 %.

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