Cómo organizar un concierto promocional sin contratiempos

Organizar un concierto promocional exige coordinar tres frentes: artistas, público y producción técnica. Empieza cerrando el lugar y la fecha, y después confirma permisos, seguro, contrataciones y necesidades del recinto. La promoción debe estar lista con varias semanas de margen para gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Durante el montaje, una persona debe controlar sonido, iluminación, artistas, bebidas, accesos y primeros auxilios con un mismo plan de trabajo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2 personas
2
Contratar artistas
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Definir el público objetivo de la promoción
2 personas
6
Escribir texto promocional
2 personas
7
Diseñar cartel
2 personas
8
Crear evento en línea
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar en redes sociales
2 personas
11
Distribuir carteles
3 personas
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Recopilar información de los artistas
15
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
16
Reservar el equipo de sonido
17
Reservar la instalación de iluminación
18
Reservar el catering
19
Determinar el stock de bebidas
2 personas
20
Planificar la mesa de reservas
21
Programar voluntarios
22
Asignar al responsable de primeros auxilios
23
Imprimir el plan de trabajo
24
Compartir la ruta de los artistas
25
Actualizar la lista de visitantes
26
Contar pulseras y entradas
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
29
Enviar briefing a los artistas
30
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Colocar la entrada y la mesa de recepción
2 personas
35
Despejar la zona del escenario
3 personas
36
Montar el sistema de sonido
3 personas
37
Montar la instalación de iluminación
2 personas
38
Conectar los micrófonos
2 personas
39
Preparar los instrumentos
3 personas
40
Realizar la prueba de sonido
3 personas
41
Realizar la prueba de luces
2 personas
42
Montar el bufé y la barra
3 personas
43
Preparar aperitivos
3 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Preparar la lista de asistencia
46
Preparar entradas y pulseras
2 personas
47
Realizar el control de seguridad
2 personas
48
Recibir a los artistas
2 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Comprobar las entradas
2 personas
51
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
52
Repartir el material promocional
2 personas
53
Dar el discurso de apertura
54
Acompañar la primera actuación
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Acompañar la segunda actuación
3 personas
58
Servir la comida de los artistas
2 personas
59
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
60
Hacer anuncios del programa
61
Coordinar la actuación principal
4 personas
62
Coordinar el momento de fotos
2 personas
63
Dar el discurso de despedida
64
Servir bebidas de despedida
2 personas
65
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Cerrar las bebidas y la comida
2 personas

Seguimiento

68
Desmontar el mobiliario
4 personas
69
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
70
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Lavar la vajilla
2 personas
73
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Entregar la ubicación
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Pagar a los artistas
78
Guardar fotos y archivos
79
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 10
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Altavoces de monitorcant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banners promocionalescant. 3
Cartelescant. 30
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Cartas del menúcant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Pinzas de servircant. 10
Bandejas para barbacoacant. 6
Cubiterascant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Sartenescant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Portarrollos de papel de cocinacant. 3

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Spray desinfectantecant. 4
Paños de microfibracant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Extintorescant. 2
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Artículos de papel

Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Guionescant. 10
Tarjetas del programacant. 150
Rollos de reciboscant. 4

Herramientas

Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 6
Caballetescant. 4

Consejos

Cierra el lugar, la fecha, los permisos y el seguro antes de contratar servicios adicionales. Deja al menos 4 semanas para resolver cambios administrativos o restricciones del recinto.
Recopila la información técnica de cada artista en un único documento: canales, micrófonos, cajas DI, monitores y conexiones. Compártelo con el técnico antes de reservar altavoces, mesa de mezclas y cableado.
Publica el evento y envía las invitaciones con varias semanas de antelación. Actualiza la lista de visitantes hasta el día anterior para ajustar las mesas de reservas, las sillas, el catering y el stock de bebidas.
Programa una prueba de sonido y de iluminación antes de abrir las puertas. Comprueba también que los cables estén cubiertos, que haya baterías de repuesto y que los focos LED no deslumbren al público.
Asigna por escrito a una persona para primeros auxilios y a responsables concretos para artistas, acceso, bebidas y voluntarios. Imprime el plan de trabajo y comparte la ruta de los artistas antes del montaje, no cuando ya hayan llegado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto promocional?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y la fecha, contratar artistas, revisar permisos y seguro, preparar la promoción y gestionar las inscripciones.
¿Cuándo debo reservar el equipo de sonido y la iluminación?: Resérvalos al menos 4 semanas antes, después de comprobar las necesidades técnicas de todos los artistas. La lista debe incluir altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cables, regletas y focos.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido?: Programa la prueba entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Reserva tiempo para corregir niveles, comprobar micrófonos y conexiones, probar monitores y asegurar los cables con alfombrillas.
¿Cuándo debo cerrar la lista de visitantes y el catering?: Actualiza la lista hasta el día anterior y confirma entonces las preferencias dietéticas. Usa ese recuento final para ajustar el catering, la vajilla, las mesas y el stock de bebidas.

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