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Promenadenkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Promenadenkonzert verbindet mehrere Spielorte, Musikprogramm und Besucherführung – deshalb müssen Route, Technik und Helfer früh zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Strecke, Genehmigungen und Künstler, bevor du Einladungen verschickst oder Material reservierst. In den letzten Tagen zählen belastbare Wetterinformationen, gekühlte Getränke und eine bestätigte Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau von Zelten, Absperrungen und Bühne.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen festhalten

    2 Personen

  • Materialreservierungen vornehmen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Verkehrsweg prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Künstlerplanung bestätigen

  • Einteilung der Freiwilligen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Catering aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Programm- und Routenschilder aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck begleiten

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Ersten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Künstler beim Wechsel begleiten

    2 Personen

  • Zweiten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Warme Häppchen servieren

    3 Personen

  • Pausenprogramm ankündigen

  • Beleuchtung anpassen

    2 Personen

  • Dritten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Abschlussauftritt begleiten

    2 Personen

  • Die letzte Runde Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • BühnenelementeAnz. 12
  • Bühnentreppe
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischröckeAnz. 8

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DiosetsAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • SteckdosenleistenAnz. 10
  • Laptop für Musik
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • PfeilaufkleberAnz. 24
  • TischdekorationAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsgelAnz. 4

Sonstiges

  • AbsperrgitterAnz. 12
  • KegelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 200
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Erste-Hilfe-Set
  • RegenschirmeAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Spielorte zuerst fest und prüfe anschließend Verkehrswege, Anwohnerinformation und erforderliche Genehmigungen. Plane für jede Station einen festen Auf- und Abbauzeitpunkt ein.
  • Sammle technische Anforderungen der Künstler spätestens 14 Tage vorher. Prüfe Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, XLR-Kabel und Stromversorgung gemeinsam statt erst beim Aufbau.
  • Bestätige die Helfereinteilung mindestens 3 Tage vor dem Konzert. Weise jeder Person eine konkrete Aufgabe zu, etwa Einlass, Getränkekühlung, Wegeleitung, Bühnenwechsel oder Abbau.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle Catering mit einer Reserve von etwa 10 Prozent. Getränke solltest du am Vortag kühlen, damit sie zum Veranstaltungsbeginn bereitstehen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 und 24 Stunden vorher. Entscheide dann über Partyzelte, Lichterketten, Kabelschutz und eine mögliche Anpassung der Route; kontrolliere außerdem, ob Absperrungen und Bühnenelemente sicher stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Promenadenkonzert planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn Genehmigungen, mehrere Künstler und Materialreservierungen nötig sind. Die Route und die wichtigsten Programmpunkte sollten zu diesem Zeitpunkt bereits feststehen.
Wann sollte ich die Genehmigung für ein Promenadenkonzert prüfen?
Prüfe die Anforderungen direkt nach der Festlegung von Datum und Route, idealerweise 8 Wochen vor dem Konzert. Bei öffentlichen Wegen können zusätzlich Verkehrs- und Anwohnerinformationen erforderlich sein.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Promenadenkonzert?
Plane pro gleichzeitig betreutem Spielort mindestens 2 Helfer ein, zusätzlich eine Person für die Koordination. Für Getränke, Einlass und Abbau brauchst du weitere feste Zuständigkeiten, damit niemand während des Programms fehlt.
Wann muss die Technik für ein Promenadenkonzert bereit sein?
Die technische Bedarfsliste sollte spätestens 14 Tage vorher bestätigt sein. Am Veranstaltungstag sollten Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitore und Stromversorgung mindestens 2 Stunden vor dem ersten Auftritt aufgebaut und getestet werden.

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