Checklist para organizar un concierto en el paseo
Organizar un concierto en un paseo requiere coordinar mucho más que artistas y música. Primero hay que fijar la fecha y la ruta, comprobar permisos y tráfico, y cerrar las necesidades técnicas de cada actuación. Después se organizan inscripciones, voluntariado, catering y materiales. El día del evento, el montaje de carpas, escenario, sonido e iluminación debe seguir un orden claro para que las pruebas puedan hacerse a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Comprobar permisos
Contratar artistas
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Recopilar información de los artistas
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
Hacer reservas de material
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Informar a los vecinos
2 personas
Comprobar la ruta de tráfico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Confirmar la programación de los artistas
Confirmar la distribución de voluntarios
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Montar el catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar carteles del programa y de la ruta
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Acompañar a los artistas durante los cambios
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir los aperitivos calientes
3 personas
Anunciar el programa del descanso
Ajustar la iluminación
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
2 personas
Servir el postre y el café
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar la actuación final
2 personas
Preparar la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Mesascant. 10
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Faldones para mesascant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Sets de diosescant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Portátil para música
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del programacant. 6
- Señales de rutacant. 8
- Pegatinas de flechascant. 24
- Decoración de mesacant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarrascant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de cocinacant. 6
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Gel desinfectantecant. 4
Otros
- Vallas de separacióncant. 12
- Conoscant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 6
- Linternascant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Botiquín de primeros auxilios
- Paraguascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, la ruta y los permisos: comprueba también las restricciones de tráfico y avisa a los vecinos con antelación. Una ruta confirmada evita tener que cambiar el programa cuando ya has contratado a los artistas.
- Pide a cada artista sus requisitos técnicos y horarios de llegada varias semanas antes. Con esa información puedes reservar la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI y el cableado necesario sin dejar compras para el último día.
- Asigna voluntarios por funciones y turnos, no solo por número total. Necesitarás cubrir recepción e inscripciones, apoyo al montaje, atención al público y desmontaje, y confirmar la distribución antes de empezar.
- Monta primero las carpas, las piezas del escenario y la escalera; después coloca mesas, sillas y el equipo técnico. Reserva tiempo para una prueba de sonido completa y comprueba que regletas, enrollacables, alargadores y baterías de repuesto están disponibles.
- Revisa el pronóstico y la lista de la compra entre 48 y 24 horas antes. Enfría las bebidas con tiempo, prepara el catering según las preferencias dietéticas recogidas y deja los carteles del programa listos para colocarlos al terminar el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el paseo?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la ruta, solicitar permisos, contratar artistas y reservar material. Deja las confirmaciones finales para los últimos 7 días.
- ¿Cuándo hay que comprobar los permisos y el tráfico de la ruta?
- Comprueba los permisos y la ruta de tráfico al principio, antes de anunciar el concierto o enviar invitaciones. Vuelve a revisar ambos aspectos durante la última semana, especialmente si cambia el pronóstico o el recorrido.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y el sonido?
- Reserva como mínimo 4 horas para colocar carpas, escenario, iluminación y sonido, y añade al menos 60 minutos para la prueba de sonido. El tiempo exacto depende del número de artistas y de la longitud de la ruta.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Haz la compra y confirma el catering entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas el mismo día con suficiente margen para que estén listas antes de la llegada del público.
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