Checklist pour organiser un concert sur la promenade

Un concert sur la promenade demande de coordonner la musique, le public et la circulation dans un espace souvent ouvert et partagé. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifie les autorisations avant d’engager les artistes et le matériel. Les besoins techniques doivent être confirmés assez tôt pour prévoir la scène, la sonorisation, l’éclairage et l’alimentation électrique. Cette checklist t’aide ensuite à organiser les bénévoles, informer les riverains et dérouler l’installation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations
Engager les artistes
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les riverains
2 personnes
Vérifier l’itinéraire de circulation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer la programmation des artistes
Confirmer l’affectation des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Mettre le catering en place
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Animer les balances
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Accompagner les artistes lors des changements
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Annoncer le programme de la pause
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
2 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Animer les questions du public
Encadrer la prestation de clôture
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Jupes de tableqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Sets de Diosqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ordinateur portable pour la musique
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Rallongesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux de directionqté 8
Autocollants flèchesqté 24
Décoration de tableqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de rangementqté 20
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 4

Autre

Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12
Passe-câblesqté 12
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 6
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Trousse de premiers secours
Parapluiesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Vérifie les autorisations et le parcours au moins 6 à 8 semaines avant le concert. Une promenade peut nécessiter des accords séparés pour la musique, les tentes, les barrières et la modification de la circulation.
Demande à chaque artiste sa fiche technique au moins 4 semaines à l’avance. Note précisément les microphones, pieds, boîtiers DI, retours de scène, câbles et prises nécessaires pour éviter une installation incomplète.
Prévois le montage en remontant depuis l’heure d’arrivée du public : scène, éléments de podium, barrières, tentes, éclairage puis sonorisation. Garde au moins 2 heures pour les essais de son et de lumière avant le premier passage.
Confirme les bénévoles et leurs postes 7 jours avant, puis renvoie les horaires la veille. Il faut notamment des personnes pour l’accueil, les inscriptions, la circulation, les artistes et le démontage.
Contrôle la météo 48 heures avant et le matin même. Mets les boissons au frais suffisamment tôt, protège le matériel électrique et prévois une décision claire si le vent ou la pluie rendent les tentes ou les installations dangereuses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur la promenade ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer les artistes, réserver le matériel, informer les riverains et recruter les bénévoles.
Quand réserver la sonorisation et la scène pour un concert ?: Réserve la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones et les éléments de podium au moins 4 semaines avant. Confirme ensuite la réservation 7 jours avant le montage.
Quand informer les riverains d’un concert sur la promenade ?: Informe-les au moins 2 semaines avant, avec la date, les horaires, l’itinéraire et les éventuelles restrictions de circulation. Renvoie un rappel 2 ou 3 jours avant si l’accès est modifié.
Combien de temps prévoir pour installer un concert en plein air ?: Prévois au minimum 4 heures pour installer les barrières, les tentes, la scène, l’éclairage et le son. Ajoute environ 2 heures pour les balances et les vérifications avant l’arrivée du public.

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