Eine Probe Schritt für Schritt organisieren
Eine Probe gelingt, wenn Raum, Musikmaterial, Technik und Verpflegung in der richtigen Reihenfolge vorbereitet werden. Beginne mit der Reservierung des Proberaums und kläre früh, wer tatsächlich teilnimmt und welche Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen. Danach folgen Probenplan, Noten und Namensschilder, bevor du Catering und Einkäufe festlegst. Am Probentag selbst zählen ein geöffneter, gelüfteter Raum, geprüfte Instrumente und ein klarer Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Proberaum reservieren
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Anwesenheitsliste erstellen
- 6
Probenplan erstellen
2 Personen
- 7
Noten zusammentragen
2 Personen
- 8
Noten kopieren
2 Personen
- 9
Namensschilder vorbereiten
- 10
Catering bestellen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Instrumente prüfen
2 Personen
- 13
Technik prüfen
2 Personen
- 14
Raum öffnen
2 Personen
- 15
Raum lüften
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Proberäume markieren
- 19
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 20
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
Event
- 24
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 25
Anwesenheit erfassen
- 26
Programm vorstellen
- 27
Ersten Probenblock begleiten
2 Personen
- 28
Pausengetränke nachfüllen
- 29
Den zweiten Probenblock begleiten
2 Personen
- 30
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
- 31
Geschirr sammeln
2 Personen
- 32
Den dritten Probenblock begleiten
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Die Generalprobe begleiten
2 Personen
- 35
Abschluss ankündigen
Nachbereitung
- 36
Noten einsammeln
2 Personen
- 37
Instrumente einpacken
3 Personen
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Raum reinigen
3 Personen
- 43
Sanitäranlagen prüfen
- 44
Vergessene Sachen zusammensuchen
- 45
Raum abschließen
2 Personen
- 46
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 40
- TischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 40
- Dirigentenpult
- Klavier
- Audioanlage
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Metronom
Geschirr
- WassergläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierplattenAnz. 6
- TeelöffelAnz. 40
- ScherenAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Papierkram
- NotenblätterAnz. 40
- NotenmappenAnz. 40
- AnwesenheitsformulareAnz. 5
- NamensschilderAnz. 40
- StifteAnz. 50
- BleistifteAnz. 40
- KaugummiAnz. 10
- NotizblöckeAnz. 40
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 10
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 6
- WarnschilderAnz. 4
Tipps
- Hole die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Probe ein und erstelle daraus eine Anwesenheitsliste. So kannst du Noten, Namensschilder und die Menge für das Mittagsbuffet passend vorbereiten.
- Erstelle den Probenplan, bevor du die Noten kopierst. Lege die Notenblätter anschließend nach Raum oder Gruppe sortiert an die Notenpulte, damit zu Beginn keine Sucherei entsteht.
- Prüfe Instrumente und Technik am Vortag, nicht erst beim Einlass. Teste dabei Audioanlage, Mikrofone, Mikrofonständer, Verlängerungskabel und das Klavier gemeinsam im Raum.
- Plane für das Öffnen und Lüften des Raums mindestens 30 Minuten vor dem ersten Termin ein. Stelle in dieser Zeit Tische, Stühle, Buffetische und markierte Proberäume auf.
- Bereite Kaffee, Tee, kalte Getränke und das Mittagsbuffet getrennt vom Empfang vor. Stelle Teller, Besteck, Wassergläser und Servierbesteck bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Probe organisieren?
- Reserviere den Proberaum idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, besonders bei mehreren Räumen oder benötigter Technik. Verschicke die Einladungen anschließend so früh, dass die Rückmeldungen spätestens 7 Tage vor der Probe vorliegen.
- Wann sollte ich die Noten für eine Probe vorbereiten?
- Sammle die Noten nach dem bestätigten Probenplan und kopiere sie spätestens 3 Tage vorher. Lege am Probentag pro Gruppe einen vollständigen Satz an den passenden Notenpulten bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Probe?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Stühle, Tische, Notenpulte und Technik ein. Öffnen und Lüften sollten etwa 30 Minuten vor dem Aufbau beginnen, damit der Empfang nicht parallel zur Einrichtung läuft.
- Wie viel Verpflegung brauche ich für eine Probe?
- Rechne pro teilnehmender Person mit mindestens einem Teller, einem Besteckset und einem Wasserglas. Für Kaffee und Tee solltest du zusätzlich etwa 2 Tassen pro Person einplanen und die Menge des Buffets anhand der bestätigten Anwesenheitsliste bestellen.
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