Zo organiseer je een proefrepetitie zonder gedoe

Begin een proefrepetitie niet met koffie of stoelen, maar met de ruimte, het aantal deelnemers en het repetitieschema. Reserveer de repetitieruimte zodra de datum vaststaat en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en partituren. Controleer vooraf of piano, muzieklessenaars, audio-installatie en microfoons aanwezig en bruikbaar zijn. Op de dag zelf werk je van ruimte openen en opstellen naar ontvangst, registratie en de eerste repetitie. Zo voorkom je dat deelnemers wachten op materiaal of dat de catering klaarstaat voordat de indeling bekend is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Repetitieruimte reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanwezigheidslijst maken
6
Repetitieschema opstellen
2 personen
7
Partituren verzamelen
2 personen
8
Partituren kopiëren
2 personen
9
Naambordjes voorbereiden
10
Catering bestellen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Instrumenten controleren
2 personen
13
Techniek controleren
2 personen
14
Ruimte openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Repetitievakken markeren
19
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
20
Partituren klaarleggen
2 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Aanwezigheid registreren
26
Programma toelichten
27
Eerste repetitieblok begeleiden
2 personen
28
Pauzedranken bijvullen
29
Tweede repetitieblok begeleiden
2 personen
30
Lunchbuffet serveren
3 personen
31
Servies verzamelen
2 personen
32
Derde repetitieblok begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Laatste doorloop begeleiden
2 personen
35
Afsluiting aankondigen

Nazorg

36
Partituren innemen
2 personen
37
Instrumenten inpakken
3 personen
38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Meubilair terugplaatsen
4 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Sanitair controleren
44
Vergeten spullen verzamelen
45
Ruimte afsluiten
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 40
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 40
Dirigentenlessenaar
Piano
Audio-installatie
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Metronoom

Servies

Waterglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 6
Theelepelsaantal 40
Scharenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwerk

Partiturenaantal 40
Muziekmappenaantal 40
Aanwezigheidsformulierenaantal 5
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gumaantal 10
Notitieblokkenaantal 40

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Veiligheid

Kabelmattenaantal 6
Waarschuwingsbordjesaantal 4

Tips

Maak uiterlijk één week vooraf een aanwezigheidslijst en repetitieschema. Gebruik het definitieve aantal deelnemers om de stoelen, muzieklessenaars, partituren en catering af te stemmen.
Controleer instrumenten en techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking. Test microfoons, audio-installatie, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf; een ontbrekende kabel ontdek je anders pas bij de start.
Leg partituren per deelnemer klaar en houd enkele reservekopieën achter de hand. Controleer ook of dirigentenlessenaar, piano en metronoom op de juiste plek staan voordat mensen binnenkomen.
Plan het klaarzetten van koffie, thee, koude dranken en het lunchbuffet vóór de ontvangst. Reken bij de inrichting op aparte plekken voor repetitievakken, jassen en catering, zodat muzieklessenaars en buffettafels elkaar niet hinderen.
Open de ruimte minstens 45 minuten voor aanvang. Ventileer eerst, zet daarna tafels en stoelen, markeer de repetitievakken, plaats de lessenaars en registreer deelnemers bij binnenkomst met naambordjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een proefrepetitie organiseren?: Reserveer de repetitieruimte zodra de datum bekend is en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de repetitie op, zodat je de lijst en catering kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een repetitieruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 45 minuten voor het openen, ventileren en inrichten van de ruimte. Met veel stoelen, muzieklessenaars, een piano of extra techniek is 60 tot 90 minuten veiliger.
Wanneer moet je partituren kopiëren voor een proefrepetitie?: Verzamel en controleer de partituren uiterlijk één week vooraf. Maak de definitieve kopieën 2 tot 3 dagen voor de repetitie, nadat de aanwezigheidslijst grotendeels compleet is, en leg alles per deelnemer klaar.
Hoeveel catering heb je nodig voor een proefrepetitie?: Bestel de catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en geef de leverancier minimaal 3 tot 5 werkdagen vooraf het aantal en de dieetwensen door. Zet koffie, thee en water bij binnenkomst klaar en plan de lunch vóór het tweede repetitieblok.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.