Organiser une répétition générale, étape par étape
Une répétition générale se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commence par réserver l’espace, recueillir les inscriptions et établir le planning avant de commander le catering ou de préparer les partitions. La veille, vérifie les instruments, le son et le nombre de pupitres nécessaires. Le jour même, prévois au moins 60 minutes pour aérer la salle, installer les zones, préparer les boissons et accueillir les participants sans retarder le début.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle de répétition
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Faire la liste des présences
- 6
Établir le planning des répétitions
2 personnes
- 7
Rassembler les partitions
2 personnes
- 8
Copier les partitions
2 personnes
- 9
Préparer les badges nominatifs
- 10
Commander le catering
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Vérifier les instruments
2 personnes
- 13
Vérifier la technique
2 personnes
- 14
Ouvrir la salle
2 personnes
- 15
Aérer la salle
- 16
Installer les tables
3 personnes
- 17
Installer les chaises
3 personnes
- 18
Marquer les zones de répétition
- 19
Installer les pupitres
3 personnes
- 20
Préparer les partitions
2 personnes
- 21
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 23
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Événement
- 24
Accueillir les participants
2 personnes
- 25
Enregistrer la présence
- 26
Présenter le programme
- 27
Animer le premier bloc de répétition
2 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons de la pause
- 29
Encadrer le deuxième bloc de répétition
2 personnes
- 30
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
- 31
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 32
Encadrer le troisième bloc de répétition
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
- 34
Encadrer la répétition finale
2 personnes
- 35
Annoncer la clôture
Suivi
- 36
Récupérer les partitions
2 personnes
- 37
Emballer les instruments
3 personnes
- 38
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 39
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 40
Faire la vaisselle
2 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 43
Vérifier les sanitaires
- 44
Rassembler les objets oubliés
- 45
Fermer la salle
2 personnes
- 46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 40
- Tablesqté 8
- Tables de buffetqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 40
- Pupitre de chef d’orchestre
- Piano
- Installation audio
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Métronome
Vaisselle
- Verres à eauqté 40
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Cuillères à caféqté 40
- Ciseauxqté 2
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Paperasse
- Partitionsqté 40
- Pochettes de musiqueqté 40
- Formulaires de présenceqté 5
- Badges nominatifsqté 40
- Stylosqté 50
- Crayonsqté 40
- Gommeqté 10
- Blocs-notesqté 40
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Chiffons microfibresqté 10
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Sécurité
- Passe-câblesqté 6
- Panneaux d’avertissementqté 4
Conseils
- Fixe le nombre de participants au moins 7 jours avant la répétition. Tu pourras ainsi finaliser la liste des présences, les badges, les partitions copiées et la quantité de repas.
- Établis le planning des répétitions avant d’aménager la salle. Marque ensuite chaque zone et place un pupitre par musicien, avec un pupitre de chef d’orchestre à l’avant.
- Teste l’installation audio, les microphones, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Le jour même, garde 30 minutes pour un second contrôle avant l’arrivée du groupe.
- Prépare les partitions dans l’ordre du programme et prévois quelques exemplaires supplémentaires. C’est souvent la copie manquante ou la partition arrivée trop tard qui bloque le démarrage.
- Mets le café, le thé et les boissons en place avant l’accueil, puis prépare le buffet du déjeuner pendant que la salle est encore calme. Compte au minimum 15 minutes pour l’enregistrement des présences et les besoins alimentaires de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une répétition générale ?
- Prévois environ 3 à 4 heures de préparation réparties entre la veille et le jour même. Garde au moins 60 minutes sur place avant l’arrivée des participants pour installer la salle et tester la technique.
- Quand envoyer les invitations pour une répétition générale ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant afin de confirmer les présences, les besoins alimentaires et le catering.
- Combien de pupitres faut-il prévoir ?
- Prévois un pupitre par musicien qui en utilise un, plus 1 pupitre de réserve pour les imprévus. Vérifie ce nombre après réception des inscriptions et avant l’installation de la salle.
- Quand vérifier les instruments et la technique ?
- Fais une première vérification 24 heures avant la répétition, puis un test rapide 30 minutes avant l’accueil. Contrôle notamment le piano, l’installation audio, les microphones, les pieds, les rallonges et les multiprises.
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