Preisverleihung organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Preisverleihung steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Kategorien, Jury und Nominierungen müssen früh feststehen, während Catering, Technik und Trophäen rechtzeitig bestellt werden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Einkauf und der Generalprobe. Besonders leicht vergessen werden Präsentationen der Nominierten, Ernährungswünsche, Namensschilder und ein geschützter Umgang mit den Gewinnern. Plane außerdem feste Fristen für Rückmeldungen und Bestätigungen ein, damit am Veranstaltungstag keine offenen Listen bleiben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Preiskategorien festlegen
3 Personen
Jurymitglieder bestätigen
2 Personen
Nominiertenliste erstellen
3 Personen
Bewertungskriterien festlegen
3 Personen
Nominierungen sammeln
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Moderator festlegen
2 Personen
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
3 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Möbel reservieren
2 Personen
Audiomaterial reservieren
2 Personen
Trophäen bestellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Präsentationen sammeln
2 Personen
Gewinner geheim halten
2 Personen
Preisverleihung proben
4 Personen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Cateringdetails bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Trophäen prüfen
2 Personen
Preisumschläge sortieren
2 Personen
Namensschilder sortieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Trophäen aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Audioausrüstung anschließen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Briefing für den Moderator geben
2 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gäste in den Saal begleiten
2 Personen
Zeremonie eröffnen
Nominierte vorstellen
2 Personen
Auszeichnungen überreichen
3 Personen
Gewinner fotografieren
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Networking begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Material des Lieferanten bereitstellen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Gewinner informieren
2 Personen
Preisliste veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
Pult
EmpfangstischeAnz. 4
Runde TischeAnz. 12
StühleAnz. 140
BuffetischeAnz. 6
Registrierungstisch
GarderobenständerAnz. 4
BarhockerAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 160
WassergläserAnz. 160
ChampagnergläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 140
KaffeelöffelAnz. 140
Dinner-TellerAnz. 160
DesserttellerAnz. 160
Abendbesteck-SetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
WasserkannenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6

Dekoration

Award-Hintergrundwand
TischläuferAnz. 16
TischdekorationenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 16
BallonbögenAnz. 2
BänderAnz. 12
MenükartenhalterAnz. 16
TischnummernAnz. 12
GarderobennummernAnz. 160

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Laptop
Präsentationsbildschirm
Beamer
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 16

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 160
BadgehalterAnz. 160
StifteAnz. 12
StifteAnz. 30
RegistrierungsformulareAnz. 160
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 160

Auszeichnungen

TrophäenAnz. 12
PreisumschlägeAnz. 12
ZertifikateAnz. 24
ZertifikatsmappenAnz. 24
Präsentationsklicker
Gewinnerboard

Sicherheit

KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Kategorien, Bewertungskriterien und Jurymitglieder mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Preisverleihung fest. So bleibt genug Zeit, Nominierungen zu sammeln und Rückfragen zu klären.
Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und besondere Anforderungen.
Bestätige Catering, Möbel und Audiomaterial spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe dabei nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Bühne, Pult, Empfangstisch, Registrierungstisch und Garderobe.
Sammle Präsentationen und Moderationsunterlagen spätestens 3 Tage vorher und halte den Zeitplan mit Minutenangaben fest. Für jede Auszeichnung solltest du Namen, Laudatio, Präsentation und Musik eindeutig zuordnen.
Probiere die Preisverleihung mindestens einmal vollständig durch, idealerweise am Vortag. Kontrolliere dabei Trophäen, Namensschilder, Award-Hintergrundwand, Präsentationen, Mikrofone und den geheimen Gewinnerumschlag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Kategorien, Jury und Nominierungen brauchen am meisten Vorlauf; Catering, Möbel, Technik und Trophäen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher beauftragt sein.
Wann sollte man die Einladungen zur Preisverleihung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Lege eine verbindliche Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher fest, damit Gästeliste, Catering und Sitzplätze angepasst werden können.
Wie lange dauert eine Preisverleihung?: Für eine kompakte Preisverleihung solltest du etwa 90 bis 120 Minuten einplanen. Rechne pro Preiskategorie mit ungefähr 5 bis 8 Minuten für Anmoderation, Laudatio, Präsentation, Übergabe und Foto.
Wann muss das Catering für eine Preisverleihung bestätigt werden?: Bestätige Menü, Personenzahl und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Die endgültige Gästeliste sollte 3 bis 5 Tage vorher an das Catering gehen, falls der Anbieter diese Frist zulässt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.