Einkaufsliste für einen Präsentationsabend

Für einen Präsentationsabend brauchst du mehr als Laptop und Beamer: Getränke, Geschirr, Empfangsmaterial und eine verlässliche Technikreserve gehören ebenfalls dazu. Plane die Mengen nach der bestätigten Gästezahl und prüfe früh, ob alle Anschlüsse zusammenpassen. Besonders HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Mikrofone und ein Ersatz-Laptop werden oft erst kurz vor Beginn vermisst. Die vollständige Liste hilft dir, Einkauf, Leihmaterial und Aufbau rechtzeitig zu koordinieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 80
BestecksetsAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationsklicker
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 3
Ersatz-Laptop

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 70
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 40
GirlandenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 6 Stück
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 3 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Stillwasser - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Eiswürfel - 8 Säcke
- Baguettes - 10 Stück
- Miniwraps - 80 Stück
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Gekochter Schinken - 1 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Gurken - 6 Stück
- Paprika - 12 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa - 4 Gläser
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Glutenfreie Cracker - 3 Packungen
- Vegane Aufstriche - 3 Verpackungen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Pappteller - 100 Stück
- Kaffeerührstäbchen - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen

Tipps

Plane pro Gast mindestens 0,5 Liter Wasser sowie zwei bis drei weitere Getränke für den ersten Veranstaltungsabschnitt ein. Stelle zusätzlich Kaffee oder Tee bereit, wenn der Abend länger als 90 Minuten dauert.
Rechne bei Geschirr und Gläsern mit mindestens einem Set pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen sind das 44 Teller, Tassen, Gläser und Bestecksets.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit dem tatsächlich verwendeten Laptop. Lege HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Verlängerungskabel und einen Ersatz-Laptop am Präsentationsplatz bereit.
Bestelle Snacks erst nach der Rückmeldung zu Allergien und Ernährungswünschen. Beschrifte die Servierschalen und halte pro Gast etwa zwei bis drei kleine Portionen für den Empfang bereit.
Bereite Namensschilder und den Empfangstisch mindestens einen Tag vorher vor. So kannst du fehlende Anmeldungen, Schreibfehler oder zusätzliche Referenten noch rechtzeitig ergänzen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Präsentationsabend mit 30 Gästen?: Für 30 Gäste solltest du mindestens 33 Geschirr- und Gläsersets einplanen, dazu Getränke für den Empfang und Snacks für etwa 30 bis 35 Personen. Für die Technik brauchst du einen Laptop, Beamer, Leinwand, Klicker, passende Adapter und mindestens ein Ersatzkabel.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person bei einer Präsentation?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, darunter mindestens 0,5 Liter Wasser. Bei einem Abend von zwei bis drei Stunden solltest du insgesamt etwa 1 bis 1,5 Liter pro Gast einplanen.
Welche Technik muss ich für einen Präsentationsabend besorgen?: Mindestens erforderlich sind Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker sowie HDMI-Kabel und USB-C-Adapter. Prüfe alle Anschlüsse spätestens 24 Stunden vorher und halte einen Ersatz-Laptop und zusätzliche Verlängerungskabel bereit.
Wann sollte ich Catering und Technik für den Präsentationsabend organisieren?: Kläre Catering und Leihtechnik spätestens 7 bis 14 Tage vor dem Termin. Die endgültige Menge für Speisen, Getränke und Namensschilder kannst du nach dem Anmeldeschluss mit einer Reserve von 10 Prozent festlegen.

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