Qué necesitas para una noche de presentación

Una noche de presentación necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne lo que debes comprar, reservar o llevar para recibir a los ponentes, registrar a los visitantes y mantener el servicio de bebidas y aperitivos en marcha. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. Revisa la técnica y los adaptadores con varios días de antelación, no cuando empiece el montaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Platoscant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3
Portátil de reserva

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Mantelescant. 8
Globoscant. 40
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 6 unidades
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Bitter lemon - 3 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Agua sin gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Barras de pan - 10 unidades
- Mini wraps - 80 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón cocido - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Tomates cherry - 3 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa - 4 tarros
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Cobertura vegana - 3 paquetes
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Platos de papel - 100 piezas
- Palitos para remover café - 150 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos

Consejos

Calcula la vajilla para todas las personas inscritas y añade un 10 % extra: los vasos y las tazas de café suelen desaparecer durante la tarde.
Prepara al menos un cable HDMI, un adaptador USB-C y una regleta de repuesto. Comprueba que el portátil de reserva pueda abrir todas las presentaciones.
Para el primer descanso, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y enfríalas como mínimo 4 horas antes. Usa termos separados para café y té.
Haz las tarjetas de nombre con un 10 % más de unidades que las inscripciones confirmadas. Así podrás añadir ponentes o visitantes sin escribirlas a última hora.
Reserva bandejas, pinzas de servir y cucharones además de los platos y cubiertos. Sin estos utensilios, el catering y los aperitivos resultan difíciles de servir con rapidez.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una noche de presentación?: Calcula 1 plato, 1 vaso, 1 taza y 1 juego de cubiertos por persona inscrita, más un 10 % adicional. Si habrá varios turnos de comida, prepara al menos un vaso extra por persona.
¿Cuántas bebidas compro para una presentación?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Añade agua, café y té según la duración del programa y enfría las bebidas al menos 4 horas antes.
¿Qué cables y adaptadores hacen falta para el proyector?: Ten preparados un cable HDMI, un adaptador USB-C, una regleta y un cable alargador. Comprueba todo entre 2 y 3 días antes y lleva un portátil de reserva con las presentaciones copiadas.
¿Cuándo preparo las tarjetas de nombre?: Hazlas entre 2 y 3 días antes con la lista de inscripciones confirmadas. Imprime un 10 % extra y deja algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.

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