Liste des achats pour une soirée de présentation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévoyez la vaisselle pour le nombre confirmé de participants, avec environ 10 % de marge pour les verres, tasses, assiettes et couverts. Cette réserve évite de manquer de matériel en cas d’invité supplémentaire ou de vaisselle inutilisable.
• Pour le premier moment d’accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez une réserve pour les intervenants et les personnes qui restent après la présentation. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée des visiteurs.
• Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones au moins 2 heures avant le début. Gardez un ordinateur portable de secours, les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, les rallonges et les multiprises au même endroit.
• Préparez les badges nominatifs avant l’ouverture de la table d’accueil, idéalement le jour précédent. Classez-les par ordre alphabétique ou par type de participant pour réduire le temps d’enregistrement.
• Ne commandez pas le catering avant d’avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Faites confirmer les quantités au plus tard 48 heures avant la soirée afin de pouvoir corriger la commande et préparer les en-cas.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une soirée de présentation ?

Prévoyez la vaisselle, les boissons, les en-cas, les éléments du buffet, les badges nominatifs et le matériel technique nécessaire aux présentations. Ajoutez les rallonges, multiprises, câbles et adaptateurs : ce sont souvent les éléments oubliés.

Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?

Comptez au minimum 1 verre et 1 tasse par personne, avec une marge de 10 %. Pour 50 participants, prévoyez donc environ 55 verres et 55 tasses, davantage si le lavage pendant l’événement n’est pas possible.

Quand faut-il préparer le matériel de présentation ?

Rassemblez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les câbles la veille. Faites un test complet au moins 2 heures avant l’accueil et conservez un ordinateur de secours sur place.

Quand commander le catering pour une soirée de présentation ?

Passez la commande après le recueil des besoins alimentaires et confirmez les quantités au plus tard 48 heures avant l’événement. Gardez une marge d’environ 10 % si les inscriptions ne sont pas totalement stabilisées.