Popfestival-Einkaufsliste: Das brauchst du vor Ort

Ein Popfestival braucht mehr als Bühne und Lautsprecher. Auf dieser Einkaufsliste findest du die Dinge, die du für Publikum, Künstler, Catering und Technik vor Ort einplanen musst. Besonders oft fehlen Kabelschutz, zusätzliche Kühlung und Gläser für den laufenden Betrieb. Prüfe die Liste spätestens eine Woche vorher, bestätige Liefertermine und erledige verderbliche Einkäufe erst kurz vor dem Festival.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
PartyzelteAnz. 4
BarblöckeAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
BühnemikrofoneAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
MonitorboxenAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
BaustrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 400
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
PfannenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
MessbecherAnz. 4

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BallonsAnz. 100
BühnentücherAnz. 4
PfeiltafelnAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 350

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8

Informationen

ProgrammschilderAnz. 4
InformationstischeAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 24

Catering

Einkäufe
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Bier - 12 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Gin - 3 Flaschen
- Wodka - 3 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Limonadensirup - 4 Flaschen
- Kaffee - 6 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 4 kilo
- Eiswürfel - 40 Kilo
- Hamburgerbrötchen - 300 Stück
- Vegetarische Brötchen - 80 Stück
- Hamburger - 220 Stück
- Vegetarische Burger - 80 Stück
- Hotdogs - 180 Stück
- Hotdogbrötchen - 180 Stück
- Vegane Würstchen - 40 Stück
- Pommes frites - 35 Kilo
- Ketchup - 6 Flaschen
- Mayonnaise - 6 Flaschen
- Senf - 4 Flaschen
- Barbecuesauce - 4 Flaschen
- Röstzwiebeln - 3 Kilo
- Salz - 2 Kilo
- Paprikapulver - 4 Döschen
- Schwarzer Pfeffer - 4 Gläser
- Öl - 10 Liter
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salsa - 8 Gläser
- Gemischte Nüsse - 6 Kilo
- Oliven - 5 Kilo
- Käsewürfel - 8 Kilo
- Trauben - 10 Kilo
- Äpfel - 10 Kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Gurken - 8 Kilo
- Tomaten - 12 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Zwiebeln - 8 Kilo
- Käsescheiben - 12 Packungen
- Veganer Käse - 4 Packungen
- Mayonnaise ohne Ei - 3 Flaschen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Kräuterfrischkäse - 3 Kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Cracker - 12 Packungen
- Brot - 10 Laibe
- Butter - 3 Kilo
- Marmelade - 4 Gläser
- Eier - 10 Dutzend
- Joghurt - 8 Liter
- Müsli - 4 Kilo
- Kekse - 12 Packungen
- Servietten - 1500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Aluminiumfolie - 6 Rollen
- Frischhaltefolie - 6 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 120 Stück
- Mülleimerbeutel - 80 Stück
- Spülmittel - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 6 Flaschen
- Desinfektionsmittel - 4 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Desinfektionshandgel - 8 Flaschen
- Gefrierbeutel - 4 Kartons

Tipps

Plane bei wiederverwendbaren Trinkgläsern mindestens 1,5 Gläser pro erwarteter Person ein, wenn keine Spülmöglichkeit vor Ort vorhanden ist. Für Wein- und normale Trinkgläser brauchst du getrennte Bestände.
Rechne bei Verlängerungskabeln nicht nur nach Strecke: Halte mindestens ein Ersatzkabel je Anschlussbereich bereit und sichere alle Wege mit Kabelmatten ab, bevor Publikum eingelassen wird.
Für ein Festival mit mehreren Acts reichen einzelne Mikrofone oft nicht aus. Lege Bühnen-, Funk- und Ersatzmikrofone spätestens beim Soundcheck bereit und beschrifte die Kabel nach Einsatzort.
Plane Kühlkapazität für Getränke und Catering getrennt ein. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter sollten am Veranstaltungstag gefüllt bereitstehen; Eis kaufst du am besten am selben Morgen.
Beleuchtung wird nach dem Sonnenuntergang schnell unterschätzt: Prüfe Bühnenbeleuchtung, Lichtstative, Baustrahler und Lichterketten gemeinsam mit dem Stromplan und teste alles vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Popfestival an Ausstattung?: Mindestens Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Bühnen- und Funkmikrofone, Monitorboxen, DI-Boxen sowie einen Musikplayer. Ergänze Verlängerungskabel, Kabelmatten und einen vollständigen Beleuchtungsaufbau.
Wie viele Trinkgläser brauche ich für ein Popfestival?: Plane etwa 1,5 wiederverwendbare Trinkgläser pro erwarteter Person ein, also 150 Gläser für 100 Gäste. Ohne Spülmöglichkeit solltest du zusätzlich mindestens 10 Prozent Reserve einrechnen.
Wann sollte ich die Festival-Lieferungen bestätigen?: Bestätige Bühne, Technik, Mobiliar und Kühlung spätestens 7 Tage vor dem Festival. Den Lieferzeitpunkt und die Zufahrt solltest du zusätzlich 24 Stunden vorher noch einmal telefonisch prüfen.
Was wird bei einem Popfestival am häufigsten vergessen?: Häufig fehlen Kabelmatten, Ersatzkabel, Eiswürfel, zusätzliche Kühlung und genügend Servierzangen. Kontrolliere diese Punkte spätestens am Vortag und lege Technikzubehör vor dem Aufbau nach Einsatzbereich bereit.

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