Einkaufsliste für einen Poetry-Abend

Für einen Poetry-Abend brauchst du mehr als Mikrofon und Getränke. Plane Geschirr, Ausschank, Beleuchtung und Technik so, dass Lesende und Gäste ohne Unterbrechungen durch den Abend kommen. Die Einkaufsliste deckt auch Dinge ab, die oft erst beim Aufbau auffallen: Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, Namensschildhalter und Servierbesteck. Prüfe zwei bis drei Tage vorher, was die Location bereits bereitstellt, und kaufe verderbliche Snacks erst am Veranstaltungstag.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 8
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 70
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeekannenAnz. 3
WasserkaraffenAnz. 6

Ausstattung

Aktiver SprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Dekorative VasenAnz. 6
KunstblumenAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 10

Küche

ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 2
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
SchwämmeAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Spa Blauw - 6 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 3 Flaschen
- Cola Zero - 3 Flaschen
- Sinas - 2 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Traubensaft - 2 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Eiswürfel - 4 Säcke
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Tortilla-Chips - 3 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 2 Tüten
- Oliven - 3 Gläser
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Baguette - 10 Stück
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Kräuterbutter - 4 Becher
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 200 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Kaffeefilter - 100 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Namensetiketten - 100 Stück
- Kugelschreiber - 20 Stück
- Druckerpapier - 1 Packung

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und ein Besteckset ein; bei Kaffee und Tee brauchst du zusätzlich eine Tasse pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Wasser in Karaffen bereit und halte Kaffee oder Tee in Thermoskannen warm, statt ständig nachzuschenken.
Teste Lautsprecher, Mischpult und kabelloses Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Ersatzbatterien und mindestens zwei Verlängerungskabel direkt zur Technik.
Besorge oder reserviere die Beleuchtung vor dem Aufbau: Stehlampen und Stimmungsbeleuchtung verhindern dunkle Lesepulte und schaffen eine ruhige Leseatmosphäre. Prüfe, ob Kabel sicher außerhalb der Laufwege liegen.
Bereite Namensschilder, Programmständer und Dekoration am Vorabend vor. Vasen, Kunstblumen und Tischdecken kosten beim Aufbau wenig Zeit, werden aber häufig erst bemerkt, wenn die Gäste bereits eintreffen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Poetry-Abend?: Plane pro erwarteter Person eine Kaffeetasse, ein Wasserglas, einen Teller und ein Besteckset ein. Ergänze etwa 10 Prozent Reserve, also 33 Sets bei 30 Gästen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Lesung?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Für 30 Gäste sind damit 60 bis 90 Getränke für die erste Stunde ein sinnvoller Richtwert.
Wann sollte ich die Technik für den Poetry-Abend besorgen?: Prüfe und reserviere Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult und Kabel spätestens sieben Tage vorher. Einen vollständigen Funktionstest solltest du am Vortag und noch einmal mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durchführen.
Was wird bei einem Poetry-Abend oft vergessen?: Häufig fehlen Ersatzbatterien, zusätzliche Verlängerungskabel, Servierbesteck und Namensschildhalter. Lege diese Kleinteile spätestens am Vorabend an den Anmeldetisch beziehungsweise zur Technik.

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