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Pflegesymposium organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pflegesymposium steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlicher Technik und einer gut vorbereiteten Anmeldung. Plane zuerst Datum, Ort, Thema und Programm, bevor du Referenten, Catering und Technik fest buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Sonderwünsche der Teilnehmenden. In den letzten Tagen zählen vor allem Präsentationen, Namensschilder, Handouts und ein Techniktest vor Ort. Diese Checkliste umfasst 57 Aufgaben und 54 benötigte Dinge für die Vorbereitung und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Thema festlegen

    3 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm finalisieren

    3 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Teilnehmerliste aktualisieren

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Handouts drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Raumaufteilung markieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone und Laptop anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen technisch betreuen

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten servieren

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Pausengetränke bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Technik zurückgeben

    2 Personen

  • Übriggebliebene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12

Catering

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 6
  • Einkäufe

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Tonmischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 100
  • TischnummernAnz. 10
  • ProgrammständerAnz. 6
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • TischläuferAnz. 10
  • KugelschreiberAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • NamensetikettenhalterAnz. 100

Büro

  • ProgrammhefteAnz. 100
  • EvaluierungsformulareAnz. 90
  • StiftehalterAnz. 6
  • KlebebandAnz. 4
  • SchereAnz. 3
  • MarkerAnz. 12
  • DruckpapierAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • SpülbeckenAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • PapierhandtuchspenderAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Tipps

  • Lege Datum, Ort, Thema und Programm früh fest, bevor du Referenten, Raum, Catering und Technik anfragst. Für die letzten Änderungen am Programm solltest du einen festen Termin vor dem Symposium einplanen.
  • Sammle Ernährungswünsche nicht erst beim Catering-Termin. Prüfe die Angaben kurz vor der Veranstaltung erneut und kennzeichne Sondermahlzeiten bei der Ausgabe eindeutig.
  • Fordere Präsentationen spätestens einige Tage vor dem Termin an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei auch Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
  • Richte die Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Lege Teilnehmerliste und Namensschilder alphabetisch bereit, damit die Ausgabe nicht an einer einzelnen Anmeldung ins Stocken gerät.
  • Plane den Raum nicht nur für Vortrag und Publikum, sondern auch für Registrierung und Catering. Markiere die Aufstellung von Tischen und Stühlen vorab und stelle Wasser, Gläser sowie Handouts vor Beginn an die vorgesehenen Plätze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Pflegesymposium organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema und Programm. Referenten, Raum, Catering und Technik sollten anschließend möglichst innerhalb der ersten 2 bis 3 Wochen bestätigt werden.
Wann müssen die Einladungen für ein Pflegesymposium verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Symposium. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Teilnehmerliste, Namensschilder, Catering und Sondermahlzeiten rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wann sollte die Technik für ein Pflegesymposium getestet werden?
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung, Mikrofone und Tonanlage spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durchführen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Pflegesymposiums?
Plane für Raumaufteilung, Tische und Stühle, Registrierungstheke sowie Projektor und Mikrofone mindestens 90 Minuten ein. Bei mehreren Vorträgen oder umfangreicher Tontechnik sind 2 bis 3 Stunden realistischer.

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