Zorgsymposium organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een zorgsymposium vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, techniek, catering en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen, zodat de dag zonder onderbrekingen verloopt. Begin met datum, locatie en thema en werk daarna toe naar bevestigingen, aanmeldingen en een definitief programma. In de laatste week controleer je vooral presentaties, dieetwensen, badges en de werking van beamer, microfoons en laptop. Deze checklist helpt je de 57 taken en 54 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en thema bepalen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Zaalreservering bevestigen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma definitief maken
3 personen
Presentaties verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Hand-outs printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons en laptop aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Opening verzorgen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Spreektafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Programmastandaardsaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafellopersaantal 10
Balpennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Naamstickerhoudersaantal 100

Kantoor

Programmaboekjesaantal 100
Evaluatieformulierenaantal 90
Pennenbakjesaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Markersaantal 12
Printpapieraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Tips

Leg de zaalindeling uiterlijk een week vooraf vast. Bepaal waar de registratietafel, spreektafel, tafels, stoelen en eventuele krukken komen te staan, zodat opbouw en looproutes niet op de dag zelf hoeven te worden uitgezocht.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie bijvoorbeeld 7 dagen voor het symposium. Controleer daarna het aantal dieetmaaltijden apart bij de catering, voordat de boodschappen en serveerschalen worden klaargezet.
Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op één laptop. Test vervolgens beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, geluidsmixer, luidsprekers en draadloze microfoons in de zaal, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Richt de registratiebalie minimaal 45 minuten voor de start in. Leg naamkaartjes, de bijgewerkte deelnemerslijst en eventuele hand-outs klaar; zo voorkom je dat deelnemers bij binnenkomst moeten wachten op ontbrekende badges.
Plan het laatste programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers en sprekers. Voeg parkeerinformatie toe en controleer of begin- en eindtijd, presentaties, pauzes en catering overal hetzelfde staan vermeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zorgsymposium organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, thema en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de zaal en verwachte deelnemersaantallen bekend zijn; wacht daar niet mee tot de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een zorgsymposium versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het symposium. Geef deelnemers minstens 2 weken om zich aan te melden en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst.
Wanneer test ik de techniek voor een zorgsymposium?: Doe een volledige technische test uiterlijk 2 werkdagen vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Controleer beamer, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, geluidsmixer, luidsprekers en stroomvoorziening.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een zorgsymposium?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratiebalie, projectiescherm, apparatuur en catering. Reserveer daarnaast 45 minuten voor registratie vóór de start, zodat je tijd houdt voor ontbrekende badges of een laatste techniekprobleem.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.