Checklist pour organiser un symposium sur la santé
Un symposium sur la santé demande de coordonner les intervenants, les inscriptions, les repas et la technique dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 57 tâches et 54 éléments à prévoir, de la réservation de la salle au branchement des microphones. Utilisez-la pour suivre l’organisation sans oublier les besoins alimentaires, les présentations ou les informations pratiques destinées aux participants. Les derniers contrôles se concentrent sur l’accueil, la disposition de la salle et les tests techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Confirmer la réservation de la salle
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Finaliser le programme
3 personnes
Rassembler les présentations
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les handouts
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones et l’ordinateur portable
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Assurer l’ouverture
Annoncer les intervenants
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
Préparer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Retourner le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 90
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 90
- Assiettes de dînerqté 100
- Assiettes à dessertqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
Catering
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Corbeilles à painqté 6
- Courses
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Console de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Câbles HDMIqté 3
Décoration
- Badges nominatifsqté 100
- Numéros de tableqté 10
- Pupitres de programmeqté 6
- Panneaux directionnelsqté 8
- Chemins de tableqté 10
- Stylos à billeqté 100
- Blocs-notesqté 100
- Supports pour étiquettes nominativesqté 100
Bureau
- Brochures du programmeqté 100
- Formulaires d’évaluationqté 90
- Pots à stylosqté 6
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
- Marqueursqté 12
- Papier d’impressionqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 8
- Chiffons microfibresqté 12
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Conseils
- Réservez la salle, le traiteur et la technique avant d’envoyer les invitations. Sans ces confirmations, le programme et les informations pratiques risquent de changer après l’inscription des participants.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez les repas adaptés quelques jours avant le symposium. Prévoyez une liste actualisée pour l’équipe d’accueil et le traiteur.
- Fixez une date limite pour recevoir les présentations des intervenants, idéalement au moins 3 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de rassembler les fichiers, d’imprimer les handouts et de tester les formats.
- Préparez les badges nominatifs à partir de la liste des participants mise à jour après la clôture des inscriptions. Gardez quelques badges vierges sur la table d’inscription pour les changements de dernière minute.
- Faites un test technique complet dans la salle avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, ordinateur portable, microphones, câbles HDMI, multiprises et son doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un symposium sur la santé ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation de la salle, la définition du thème et du programme, puis le contact avec les intervenants et les prestataires techniques.
- Combien de temps avant un symposium faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez les invitations environ 6 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire et les informations d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant le symposium pour mettre à jour les badges, les repas et la liste des participants.
- Quand confirmer les intervenants d’un symposium ?
- Demandez une confirmation définitive au plus tard 4 semaines avant le symposium. Relancez ensuite chaque intervenant pour obtenir sa présentation au moins 3 jours avant l’événement et vérifier ses besoins techniques.
- Que vérifier le jour d’un symposium sur la santé ?
- Prévoyez une vérification de la salle 2 à 3 heures avant l’accueil : tables, chaises, comptoir d’inscription, badges, repas, projecteur, écran, microphones et son. Faites aussi un essai avec l’ordinateur qui servira réellement aux présentations.
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