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Pflanzenweihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Pflanzenweihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Weihnachtsmarkt: Pflanzen müssen bestellt, kontrolliert und geschützt präsentiert werden. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Standort und Standplan fest, bevor du Lieferanten und Verkaufsteam koordinierst. Danach folgen Genehmigungen, Werbung, Reservierungen und die Kassenplanung. Die Checkliste umfasst 64 Aufgaben und 67 benötigte Dinge – von Pflanztischen und Preisschildhaltern bis zu Kartenterminals, Kabelmatten und Ersatzbatterien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

  • Location und Lageplan festlegen

    2 Personen

  • Verkaufsstände einteilen

    2 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Pflanzensortiment zusammenstellen

    2 Personen

  • Verkaufspreise festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Werbung schalten

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkaufsteam einteilen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Bargeld bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Preisschilder machen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Geschenkpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Pflanzen abholen

    3 Personen

  • Pflanzen kontrollieren

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

Event

  • Stände aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom und Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Weihnachtsbeleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Eingang und Route markieren

    2 Personen

  • Pflanzen pro Stand ausstellen

    6 Personen

  • Töpfe und Zubehör ausstellen

    3 Personen

  • Preisschilder anbringen

    3 Personen

  • Kassen und Zahlungsterminals testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Warme Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

  • Briefing für das Verkaufsteam geben

    2 Personen

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Pflanzen verkaufen

    8 Personen

  • Geschenkpäckchen verkaufen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pflanzen gießen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Kassen zwischendurch zählen

    2 Personen

  • Bestand auffüllen

    4 Personen

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Verkauf und Catering abschließen

    4 Personen

  • Besucher sicher verabschieden

    2 Personen

  • Restpflanzen schützen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Stände und Dekoration abbauen

    6 Personen

  • Restmaterial sortieren

    3 Personen

  • Pflanzen zurückgeben

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Verkaufsbestand zählen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • BiertischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 30
  • KassentischeAnz. 3
  • LagerregaleAnz. 6
  • PflanztischeAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • GirlandenAnz. 10
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • TischdeckenhussenAnz. 24
  • PreisschildhalterAnz. 80
  • WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 18
  • LED-LaternenAnz. 12
  • BatterielichterAnz. 30
  • BaustrahlerAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 48

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 3
  • KassenladeAnz. 3
  • Pin-LadegeräteAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 20
  • AkkuschrauberAnz. 2
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • HandmikrofoneAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesenAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30

Pflanzen und Verkauf

  • ZimmerpflanzenAnz. 180
  • WeihnachtssterneAnz. 80
  • WeihnachtskakteenAnz. 50
  • SukkulentenAnz. 60
  • KräuterpflanzenAnz. 60
  • HängepflanzenAnz. 40
  • WeihnachtsgesteckeAnz. 50
  • Anzucht-TöpfeAnz. 200
  • WeihnachtstöpfeAnz. 120
  • PflanzschalenAnz. 150
  • Säcke mit BlumenerdeAnz. 20
  • BlähtonAnz. 10
  • PflanzenschilderAnz. 300
  • GeschenkbandrollenAnz. 12
  • GeschenkpapierrollenAnz. 15
  • TragetaschenAnz. 250
  • AnzuchtschalenAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Anlieferung der Pflanzen nicht für den Markttag ein. Bestätige Lieferungen einige Tage vorher und kontrolliere jede Lieferung direkt auf Schäden, Frische und Vollständigkeit.
  • Ordne Verkaufsstände, Kassentische und Lagerregale im Lageplan, bevor du Personal einteilst. So bleibt ein klarer Weg zwischen Eingang, Pflanzenverkauf, Geschenkpaketen und Kasse frei.
  • Bereite Preise, Preisschilder und Preisschildhalter spätestens am Vortag vor. Bei vielen Pflanzensorten kostet das Nachtragen am Verkaufstag unnötig Zeit und führt schnell zu falschen Auskünften.
  • Teste Kartenterminals, Pin-Ladegeräte, Kassenlade und Bargeld mindestens 24 Stunden vor der Öffnung. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kabelmatten und Ersatzbatterien, bevor Beleuchtung und Kasse aufgebaut werden.
  • Kontrolliere Weihnachtsdekoration und Beleuchtung vor dem Aufbau auf Vollständigkeit. LED-Lichterketten, Laternen, Baustrahler und Wegweiser sollten so verteilt sein, dass auch Lager, Kasse und Wege gut sichtbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Pflanzenweihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Markt. Genehmigungen, Lieferanten, Standplanung und Werbung sollten spätestens 4 Wochen vorher angestoßen sein.
Wie viele Verkaufsstände brauche ich für einen Pflanzenweihnachtsmarkt?
Das hängt vom Sortiment und der erwarteten Besucherzahl ab. Plane je Verkaufsbereich mindestens einen Marktstand oder Pflanztisch und zusätzlich einen separaten Kassentisch; bei mehreren Sortimentsgruppen erleichtern 4 bis 6 Stände die Orientierung.
Wann sollte ich die Pflanzen abholen und kontrollieren?
Hole die Pflanzen möglichst 1 bis 2 Tage vor der Öffnung ab. Kontrolliere Sorten, Mengen und Zustand sofort und lagere empfindliche Ware geschützt, damit am Markttag keine ungeplante Nacharbeit entsteht.
Wie viel Bargeld brauche ich für die Kasse?
Lege den Wechselgeldbedarf anhand der erwarteten Barzahlungen fest und bestelle ihn mindestens 3 bis 5 Werktage vorher. Eine getrennte Reserve für den Kassenwechsel verhindert, dass während des Verkaufs Geld aus der Einnahmenkasse genommen werden muss.

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