Outdoor-Escape-Game organisieren: So klappt die Vorbereitung

Ein Outdoor-Escape-Game steht und fällt mit einer getesteten Route, verständlichen Hinweisen und einem Plan für schlechtes Wetter. Beginne mehrere Wochen vorher mit Thema, Location und Spielgeschichte, bevor du Material kaufst oder Einladungen verschickst. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Startzeiten, vorbereitete Stationen und eine kurze Sicherheitskontrolle des Geländes. Plane außerdem Verpflegung, Strom und Ersatzmaterial ein – diese Punkte werden bei Outdoor-Spielen besonders häufig zu spät bedacht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Escape-Konzept und Thema auswählen
2 Personen
2
Outdoor-Location reservieren
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Cateringmengen berechnen
7
Spielroute ausarbeiten
2 Personen
8
Rätsel und Hinweise schreiben
2 Personen
9
Spielgeschichte und Briefing erstellen
10
Catering-Reservierung bestätigen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Alternative Schlechtwetterplanung festlegen
2 Personen
13
Spielmaterial einkaufen
2 Personen
14
Spielmaterial testen
2 Personen
15
Hinweise laminieren
2 Personen
16
Teams und Startreihenfolge einteilen
17
Teilnehmer praktische Infos senden
18
Einkaufsliste prüfen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Spielmaterialien per Post sortieren
2 Personen
21
Spielstationen verpacken
2 Personen
22
Location und Route vorab besichtigen
2 Personen

Event

23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Gelände kontrollieren
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
26
Partyzelt und Empfangspunkt aufbauen
3 Personen
27
Spielstationen aufstellen
3 Personen
28
Puzzles und Schlösser prüfen
2 Personen
29
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
30
Teilnehmende empfangen
2 Personen
31
Spielregeln und Sicherheit erklären
32
Teams zu den Startpunkten begleiten
3 Personen
33
Spielverlauf und Zeit im Blick behalten
2 Personen
34
Hinweise an Teams geben
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks und Mahlzeit servieren
3 Personen
37
Gewinner bekanntgeben
38
Lockeren Umtrunk begleiten
2 Personen

Nachbereitung

39
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
40
Spielmaterial einsammeln
3 Personen
41
Gelände aufräumen
4 Personen
42
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
43
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
2 Personen
44
Ort sauber übergeben
2 Personen
45
Geliehene Sachen zurückgeben
46
Spielmaterial trocken aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 24
Buffet-TischAnz. 2
TischdeckenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Spielmaterial

AbschlusstäschchenAnz. 6
VorhängeschlösserAnz. 12
ZahlenschlösserAnz. 8
KistenAnz. 8
UmschlägeAnz. 40
HinweisschilderAnz. 40
AufgabenkartenAnz. 30
KompassAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
UV-TaschenlampenAnz. 6
PermanentmarkerAnz. 12
NotizbücherAnz. 24
BleistifteAnz. 30
MessbänderAnz. 6
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
WegweiserAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
Preistrophäe

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Megafon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 24
BatterieladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 30
KaffeetassenAnz. 24
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
TischläuferAnz. 6

Reinigung

Erste-Hilfe-Set
HandseifeAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Besichtige Location und Route mindestens 2 bis 3 Wochen vorher zu Fuß. Prüfe dabei Wege, Empfang, Beleuchtung und Stellen, an denen Umschläge oder Kisten sicher platziert werden können.
Teste jedes Rätsel komplett mit einer Person, die die Lösung nicht kennt. Miss die tatsächliche Spieldauer und bereite pro Station mindestens einen zusätzlichen Hinweis vor, damit kein Team länger als 10 Minuten feststeckt.
Teile die Teams und Startreihenfolge spätestens 3 Tage vor dem Spiel ein. Verschicke dabei Treffpunkt, Kleidungsempfehlung, voraussichtliche Gehstrecke und eine Telefonnummer für den Veranstaltungstag.
Lege die Schlechtwettervariante mindestens 48 Stunden vorher fest und prüfe die Wettervorhersage erneut am Vorabend. Verpacke Hinweise und Aufgabenkarten wasserdicht und halte eine trockene Ersatzversion bereit.
Kalkuliere Catering und Getränke erst nach Ende der Anmeldefrist. Rechne für das erste Spielstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche separat.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Outdoor-Escape-Game organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Die Location sollte spätestens 3 Wochen vor dem Termin reserviert sein, damit genug Zeit für Route, Rätsel, Einladungen und einen vollständigen Test bleibt.
Wie lange dauert ein Outdoor-Escape-Game?: Plane für das eigentliche Spiel etwa 90 bis 150 Minuten ein, abhängig von Route und Gruppengröße. Für Briefing, Teamaufteilung und Abschluss solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten reservieren.
Wie viele Personen sollte ein Team beim Outdoor-Escape-Game haben?: Vier bis sechs Personen pro Team funktionieren meist gut. Bei größeren Gruppen startest du besser zeitversetzt oder bildest mehrere Teams, damit sich die Spieler nicht an einer Station gegenseitig blockieren.
Was macht man bei Regen mit einem Outdoor-Escape-Game?: Entscheide spätestens 48 Stunden vorher, ob die Route bei Regen sicher spielbar ist. Lege eine überdachte oder verkürzte Ersatzroute fest und verpacke alle Hinweise, Karten und Schlösser wasserdicht.

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