Zo organiseer je een outdoor escape game

Een outdoor escape game organiseren begint niet met slotkistjes of puzzels, maar met een route die op tijd klaar en uitvoerbaar is. Kies eerst een thema en locatie, werk daarna het spelverhaal, de posten en de briefing uit. Test elke opdracht buiten op de echte route en leg vooraf vast wat er gebeurt bij regen. In de laatste week draait het vooral om sorteren, lamineren, teamindeling en het controleren van materiaal, catering en terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Escapeconcept en thema kiezen
2 personen
2
Buitenlocatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
7
Spelroute uitwerken
2 personen
8
Puzzels en aanwijzingen schrijven
2 personen
9
Spelverhaal en briefing maken
10
Reservering catering bevestigen
11
Weersverwachting controleren
12
Alternatief slechtweerplan vastleggen
2 personen
13
Spelmateriaal inkopen
2 personen
14
Spelmateriaal testen
2 personen
15
Aanwijzingen lamineren
2 personen
16
Teams en startvolgorde indelen
17
Deelnemers praktische info sturen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Spelmateriaal per post sorteren
2 personen
21
Spelposten verpakken
2 personen
22
Locatie en route voorlopen
2 personen

Event

23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Partytent en ontvangstpunt opbouwen
3 personen
27
Spelposten uitzetten
3 personen
28
Puzzels en sloten controleren
2 personen
29
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
30
Deelnemers ontvangen
2 personen
31
Spelregels en veiligheid uitleggen
32
Teams naar startpunten begeleiden
3 personen
33
Spelverloop en tijd bewaken
2 personen
34
Hints aan teams geven
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes en maaltijd serveren
3 personen
37
Winnaar bekendmaken
38
Vrije borrel begeleiden
2 personen

Nazorg

39
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
40
Spelmateriaal innemen
3 personen
41
Terrein opruimen
4 personen
42
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
43
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
44
Locatie schoon opleveren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
46
Spelmateriaal droog opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Buffettafelaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Slotkistjesaantal 6
Hangslotenaantal 12
Cijferslotenaantal 8
Kistjesaantal 8
Enveloppenaantal 40
Aanwijzingskaartenaantal 40
Opdrachtkaartenaantal 30
Kompasaantal 6
Zaklampenaantal 8
UV-zaklampenaantal 6
Onuitwisbare stiftenaantal 12
Notitieboekjesaantal 24
Potlodenaantal 30
Meetlintenaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routebordjesaantal 12
Klembordenaantal 8
Prijstrofee

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 24
Batterijladersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Servies

Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tafellopersaantal 6

Schoonmaak

Eerstehulpset
Handzeepaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een vaste spelduur en plan per team een startmoment. Zo voorkom je opstoppingen bij een puzzelpost en weet je hoeveel aanwijzingskaarten, enveloppen en sloten je nodig hebt.
Loop de volledige route minimaal één keer voor met alle spelposten. Controleer daarbij bereikbaarheid, zichtbaarheid en veiligheid; routebordjes, pionnen en afzetlint worden buiten sneller gemist dan op papier.
Test elke puzzel met iemand die het verhaal nog niet kent. Noteer hoeveel minuten de opdracht duurt en maak vooraf duidelijk wanneer een spelleider een hint geeft, zodat teams niet onnodig vastlopen.
Verpak het materiaal per spelpost en nummer de pakketten. Bewaar slotkistjes, hangsloten, cijfersloten, aanwijzingen en opdrachtkaarten per locatie bij elkaar; dat versnelt het opbouwen aanzienlijk.
Stuur praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, kleding voor buiten, parkeer- of verzamelpunt, verwachte spelduur en wat er gebeurt bij slecht weer; controleer de weersverwachting opnieuw op de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een outdoor escape game te organiseren?: Reken op 2 tot 4 weken voor een spel met meerdere posten en zelfgeschreven puzzels. Plan de route, het verhaal en de materiaaltest uiterlijk 7 dagen voor de speeldag af; de laatste 2 dagen gebruik je voor sorteren, boodschappen en teamindeling.
Hoeveel deelnemers kunnen in één team bij een outdoor escape game?: Houd 4 tot 6 deelnemers per team aan. Bij grotere groepen start je teams met enkele minuten verschil of geef je ieder team een eigen route, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde aanwijzing staat.
Wanneer test je de puzzels van een outdoor escape game?: Test de puzzels minimaal 7 dagen vooraf op de buitenlocatie en loop de route daarna nog eenmaal voor in de laatste 24 uur. Zo ontdek je op tijd onduidelijke aanwijzingen, ontbrekende materialen of een route die door werkzaamheden niet meer klopt.
Wat doe je bij regen tijdens een outdoor escape game?: Leg uiterlijk 3 dagen vooraf een alternatief vast, bijvoorbeeld een kortere route of een beschutte spelopstelling onder een partytent. Neem op de ochtend zelf een besluit en communiceer dat minimaal 2 uur voor de start aan alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.