Einkaufsliste für ein Orchesterkonzert

Für ein Orchesterkonzert brauchst du neben Noten und Sitzplätzen vor allem eine verlässliche Versorgung hinter der Bühne und im Publikumsbereich. Plane Getränke für Musiker, Helfer und Gäste getrennt und kümmere dich früh um Technik, Beleuchtung und Kabelsicherung. Kaffee, Wasser und kleine Snacks werden oft erst kurz vor dem Einlass organisiert – dann fehlt Zeit zum Kühlen, Aufbauen oder Nachkaufen. Diese Einkaufsliste bündelt die Ausstattung, die du für Vorbereitung, Konzertbetrieb und Catering bereithalten solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

OrchesterstühleAnz. 60
PublikumssitzeAnz. 180
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 4

Ausstattung

NotenpulteAnz. 60
Dirigentenpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 4
NotenständerlampenAnz. 20

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterienAnz. 24

Geschirr

WassergläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
UntertassenAnz. 80
TortenplattenAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ZangenAnz. 4
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SpülwannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
Reinigungswagen

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Kakao - 4 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 3 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Butter - 2 Packungen
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Paprika - 8 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Miniwürstchen - 2 kilo
- Mini-Frikadellen - 2 Kilo
- Vegetarische Häppchen - 2 Kilo
- Mini-Quiches - 2 Kilo
- Baguettes - 8 Stück
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Wraps - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Beutel
- Studentenfutter - 2 Kilo
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Zitrone - 10 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Cocktailsauce - 2 Flaschen
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Putzschwämme - 2 Packungen
- Gummihandschuhe - 4 Paar
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Namensaufkleber - 200 Stück
- Stifte - 20 Stück
- Klebeband - 6 Rollen
- Papierarmbänder - 200 Stück

Tipps

Plane pro Musiker und Helfer mindestens 0,75 Liter Wasser für den Konzerttag ein. Stelle Wassergläser vor dem Einspielen bereit und halte zusätzlich Kühlboxen für Nachschub bereit.
Rechne für Kaffee mit etwa einer Tasse pro Person während der ersten zwei Stunden. Beginne 45 bis 60 Minuten vor dem Einlass mit dem Aufbrühen und fülle den Kaffee in Thermoskannen um.
Kaufe Snacks, die ohne Besteck und ohne Kühlung auskommen, und stelle sie auf Serviertabletts bereit. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche und beschrifte spezielle Angebote deutlich.
Prüfe Technik und Beleuchtung spätestens beim Ortstermin: Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Notenständerlampen und Bühnenbeleuchtung müssen zusammen getestet werden. Sichere jedes Verlängerungskabel mit Kabelmatten, bevor Publikum oder Musiker den Raum betreten.
Lege Notenständerlampen, Batterien, Scheren und zusätzliche Verlängerungskabel in eine gekennzeichnete Reservebox. Diese Kleinteile fehlen besonders häufig, wenn der Aufbau erst am Konzerttag beginnt.

Häufige Fragen

Wie viel Wasser brauche ich für ein Orchesterkonzert?: Plane mindestens 0,75 Liter pro Musiker und Helfer für den Konzerttag ein. Für längere Proben oder warme Räume solltest du 1 Liter pro Person vorsehen und den Nachschub in Kühlboxen lagern.
Wie viele Kaffeetassen brauche ich für das Konzert?: Rechne mit einer Tasse pro Person für die ersten zwei Stunden und halte etwa 10 Prozent Reserve bereit. Kaffeemaschinen und Thermoskannen sollten 45 bis 60 Minuten vor dem Einlass einsatzbereit sein.
Wann muss ich die Technik für ein Orchesterkonzert prüfen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Konzert durch. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle von Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern und Beleuchtung vor dem Einlass.
Was wird bei einem Orchesterkonzert oft vergessen?: Häufig fehlen Batterien für Notenständerlampen, zusätzliche Verlängerungskabel, Kabelmatten und passende Gläser. Packe diese Reserve spätestens am Vortag zusammen und stelle sie beim Aufbau sichtbar bereit.

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