Open-Air-Film: Einkaufsliste für deinen Filmabend

Für einen Open-Air-Film brauchst du mehr als Beamer und Leinwand. Plane Sitzplätze, Decken, Getränke, Snacks, Licht und sichere Stromversorgung so, dass Gäste auch nach Einbruch der Dunkelheit bequem bleiben. Pro Person rechnest du mit einem Becher, einem Teller und einem Besteckset – plus Reserve. Die Einkaufsliste hilft dir außerdem, Dinge wie Kühlboxen, Kabelbrücken und Abfallbehälter nicht erst am Veranstaltungstag zu besorgen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 100
KlappischeAnz. 8
PicknickdeckenAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelbrückenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
LaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
ThermoskannenAnz. 4
PopcornmaschinenAnz. 2
ScherenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 10
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 12
WischmopsAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Stilles Wasser - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Fläschchen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 10 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Zitronensirup - 4 Flaschen
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Popcornmais - 8 Kilogramm
- Sonnenblumenöl - 4 Liter
- Popcornsalz - 2 Dosen
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salziges Popcorn - 20 Tüten
- Pretzels - 8 Säcke
- Weingummis - 6 Tüten
- Schokoriegel - 60 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Müsliriegel - 60 Stück
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 6 kilogram
- Mini-Brötchen - 120 Stück
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Hintere Schinken - 3 Kilogramm
- Hummus - 12 Becher
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Papierservietten - 600 Stück
- Holzrührstäbchen - 200 Stück
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Müllsäcke - 50 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Papierhandtücher - 8 Packungen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Klappstuhl oder eine Picknickdecke ein und halte zusätzlich 10 Prozent Reserve bereit. Bei 30 Gästen sind das 33 Sitzmöglichkeiten.
Kaufe für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle Kühlboxen und Kühlelemente spätestens am Vortag bereit.
Portioniere Popcorn und andere Snacks vor dem Einlass in Schalen oder auf Teller. Für 30 Gäste sind drei bis vier Snackportionen pro Person für den Filmabend ein guter Richtwert.
Prüfe Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Audiomischpult mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Lege ein Ersatz-HDMI-Kabel und passende Verlängerungskabel bereit.
Beleuchte Wege und Kabel mit Lichterketten, LED-Lampen oder Laternen, ohne die Projektion zu stören. Lege Kabelbrücken vor dem Einlass aus und stelle mindestens zwei Abfallbehälter auf.

Häufige Fragen

Wie viel Popcorn brauche ich für einen Open-Air-Film?: Rechne mit etwa 50 bis 75 Gramm Popcorn pro Person, je nachdem, ob weitere Snacks angeboten werden. Für 30 Gäste brauchst du damit ungefähr 1,5 bis 2,25 Kilogramm Popcorn.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast beim Open-Air-Kino?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und für jede weitere Stunde etwa ein Getränk. Bei 30 Gästen und einem dreistündigen Film sind insgesamt etwa 120 bis 150 Getränke eine praktikable Menge.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Open-Air-Film?: Plane für jede angemeldete Person einen Sitzplatz oder eine Picknickdecke und ergänze 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen solltest du also mindestens 44 Sitzmöglichkeiten vorbereiten.
Wann sollte ich die Open-Air-Filmtechnik testen?: Teste Beamer, Leinwand, Ton, Laptop und Kabel mindestens 24 Stunden vor Beginn. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich drei bis vier Stunden vorher einen kurzen Funktionstest am tatsächlichen Aufbauort durch.

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