Online-Matching Schritt für Schritt organisieren

Ein gutes Online-Matching beginnt nicht mit dem Videocall, sondern mit klaren Kriterien und einem passenden Anmeldeprozess. Lege zuerst Zielgruppe, Gesprächsziel und Datenschutz fest, bevor du Einladungen verschickst. Nach der Anmeldung brauchst du Zeit für Profilprüfung, Matching-Matrix und Gesprächsrunden. Plane außerdem einen Techniktest, einen moderierten Wartebereich und einen Plan B für Verbindungsprobleme ein. So wissen Teilnehmende rechtzeitig, wann sie wo sein müssen und wie die Gespräche ablaufen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Zielgruppe für das Matchmaking festlegen
2 Personen
2
Matching-Kriterien festlegen
2 Personen
3
Videoplattform reservieren
4
Anmeldeformular erstellen
5
Datenschutzhinweis hinzufügen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Teilnehmerprofile prüfen
2 Personen
10
Matching-Matrix erstellen
2 Personen
11
Gesprächsrunden einteilen
2 Personen
12
Teilnehmer bestätigen
13
Technische Anweisungen versenden
14
Moderatoren einplanen
15
Programm finalisieren
2 Personen
16
Präsentation und Bildschirme vorbereiten
17
Technischen Test durchführen
3 Personen
18
Backup-Verbindung testen
2 Personen
19
Arbeitsstationen aufbauen
3 Personen
20
Getränke kalt stellen
2 Personen
21
Snacks bereitlegen
2 Personen
22
Teilnehmerliste vorbereiten
23
Moderatoren briefen
4 Personen

Event

24
Wartebereich öffnen
2 Personen
25
Teilnehmer einchecken
3 Personen
26
Eröffnung und Erklärung geben
2 Personen
27
Teilnehmende zuordnen
3 Personen
28
Die erste Gesprächsrunde moderieren
4 Personen
29
Zweite Gesprächsrunde betreuen
4 Personen
30
Technische Fragen bearbeiten
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Dritte Gesprächsrunde begleiten
4 Personen
33
Pausen ankündigen
34
Vierte Gesprächsrunde begleiten
4 Personen
35
Fragerunde moderieren
2 Personen
36
Abschluss präsentieren
2 Personen
37
Teilnehmer auschecken
2 Personen
38
Videoräume schließen
2 Personen

Nachbereitung

39
Geräte ausschalten
2 Personen
40
Ausrüstung verstauen
2 Personen
41
Geschirr abwaschen
2 Personen
42
Abfall trennen
43
Location reinigen
2 Personen
44
Dankesmail versenden
45
Match-Kontakte nachsenden
46
Aufnahmen und Daten löschen
47
Teilnehmerfeedback sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
WebcamsAnz. 4
HeadsetsAnz. 4
SmartphonesAnz. 2
Webcam-StativeAnz. 4
RingleuchtenAnz. 2
USB-HubsAnz. 4
PowerbanksAnz. 2
Backup-WLAN-Router
LadegeräteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Büro

Gedruckte AblaufpläneAnz. 10
Gedruckte TeilnehmerlistenAnz. 6
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 10
KlebezettelAnz. 4

Catering

TassenAnz. 12
WassergläserAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 2
ServiertablettsAnz. 2
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3

Tipps

Lege die Matching-Kriterien fest, bevor das Anmeldeformular online geht. Frage nur Informationen ab, die du tatsächlich für die Zuordnung brauchst, und ergänze den Datenschutzhinweis direkt im Formular.
Schließe die Anmeldung mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Prüfe danach die Teilnehmerprofile und Ernährungswünsche gesammelt, statt Änderungen bis zum Veranstaltungstag offen zu lassen.
Erstelle die Matching-Matrix und die Gesprächsrunden spätestens 3 Tage vorher. Bestätige jeder Person die Termine und verschicke technische Anweisungen mit Einwahllink, benötigtem Gerät und einem Ansprechpartner.
Führe 24 bis 48 Stunden vor Beginn einen Techniktest durch. Teste dabei Kameras, Headsets, Präsentation, Bildschirme und die Backup-Verbindung; ein Ersatz-WLAN-Router und geladene Powerbanks sollten griffbereit sein.
Öffne den Wartebereich 15 Minuten vor dem offiziellen Start. Bereite Teilnehmerliste, Ablaufplan und Moderationsnotizen vor und plane pro Runde eine klare Start- und Endansage ein, damit das Matching nicht aus dem Takt gerät.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Online-Matching organisieren?: Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Zielgruppe, Matching-Kriterien und Videoplattform. Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Termin, damit mindestens 3 Tage für Matrix und Gesprächsrunden bleiben.
Wie viele Gesprächsrunden sollte ein Online-Matching haben?: Plane meist 3 bis 5 Gesprächsrunden ein, abhängig von Ziel und Teilnehmerzahl. Rechne pro Runde etwa 10 bis 15 Minuten und zusätzlich 2 bis 3 Minuten für den Wechsel oder die neue Zuordnung.
Wann sollte man den Techniktest für ein Online-Matching machen?: Führe den vollständigen Test 24 bis 48 Stunden vor Beginn durch. Prüfe jedes Moderationsgerät, Kamera, Headset, Präsentation, Bildschirmfreigabe und die Backup-Verbindung; öffne den Wartebereich am Veranstaltungstag 15 Minuten früher.
Was muss man Teilnehmenden vor dem Online-Matching schicken?: Versende die Bestätigung spätestens 2 bis 3 Tage vorher mit Einwahllink, Startzeit, Ablauf, technischen Anforderungen und Kontakt für Probleme. Schicke bei Änderungen eine aktualisierte Version spätestens am Vorabend.

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