Organiser un matchmaking en ligne, étape par étape

Un matchmaking en ligne réussi repose d’abord sur une méthode d’appariement claire, puis sur un déroulé technique sans improvisation. Commencez par définir le public et les critères de rencontre avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les tours de discussion, les modérateurs et les consignes envoyées aux participants. Les problèmes arrivent souvent le jour même : profils incomplets, connexions instables, casques incompatibles ou participants qui ne savent pas où attendre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible du matchmaking
2 personnes
2
Définir les critères d’appariement
2 personnes
3
Réserver la plateforme vidéo
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Ajouter le texte de confidentialité
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les profils des participants
2 personnes
10
Établir la matrice d’appariement
2 personnes
11
Répartir les tours de discussion
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Envoyer les consignes techniques
14
Planifier les modérateurs
15
Finaliser le programme
2 personnes
16
Préparer la présentation et les écrans
17
Effectuer un test technique
3 personnes
18
Tester la connexion de secours
2 personnes
19
Installer les postes de travail
3 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les snacks
2 personnes
22
Préparer la liste des participants
23
Briefer les modérateurs
4 personnes

Événement

24
Ouvrir la zone d’attente
2 personnes
25
Enregistrer les participants
3 personnes
26
Ouverture et explication
2 personnes
27
Attribuer les participants
3 personnes
28
Animer le premier tour d'entretiens
4 personnes
29
Animer le deuxième tour d’entretiens
4 personnes
30
Gérer les questions techniques
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Animer le troisième tour d’entretien
4 personnes
33
Annoncer les pauses
34
Animer le quatrième tour d’entretiens
4 personnes
35
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
36
Présenter la clôture
2 personnes
37
Faire le check-out des participants
2 personnes
38
Fermer les salles vidéo
2 personnes

Suivi

39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Ranger le matériel
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Trier les déchets
43
Nettoyer le lieu
2 personnes
44
Envoyer un e-mail de remerciement
45
Envoyer les coordonnées des matchs
46
Supprimer les enregistrements et les données
47
Collecter les retours des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Webcamsqté 4
Casquesqté 4
Smartphonesqté 2
Supports pour webcamqté 4
Anneaux lumineuxqté 2
Hubs USBqté 4
Batteries externesqté 2
Routeur Wi-Fi de secours
Chargeursqté 8
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 3

Bureau

Modes opératoires imprimésqté 10
Listes imprimées des participantsqté 6
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 10
Post-itqté 4

Catering

Tassesqté 12
Verres à eauqté 12
Carafes d'eauqté 2
Plateaux de serviceqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3

Conseils

Définissez les critères d’appariement avant de créer le formulaire. Limitez-vous à quelques critères réellement utilisables, puis vérifiez les profils avant de construire la matrice de rencontres.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses et confirmer les participants. Un délai de 3 à 5 jours avant l’événement laisse le temps de corriger les profils incomplets et les besoins alimentaires.
Attribuez les tours et envoyez le programme avec les consignes techniques au moins 48 heures à l’avance. Indiquez clairement l’heure de connexion, la zone d’attente et la durée de chaque échange.
Faites un test technique complet 24 à 48 heures avant le début, avec les ordinateurs portables, webcams, casques et écrans utilisés le jour J. Testez aussi la connexion de secours, le routeur Wi-Fi et les batteries externes.
Préparez un poste de coordination distinct avec la liste imprimée des participants, les modes opératoires et de quoi prendre des notes. Prévoyez au moins un modérateur pour 20 à 25 participants afin de gérer les retards et les changements de salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un matchmaking en ligne ?: Prévoyez au minimum 2 semaines. Il faut généralement 7 à 10 jours pour les inscriptions, puis 3 à 5 jours pour vérifier les profils, établir les appariements et envoyer le programme.
Quand envoyer les consignes techniques aux participants ?: Envoyez-les au moins 48 heures avant l’événement, avec le lien vidéo, l’horaire de connexion et les vérifications à effectuer. Renvoyez un rappel le matin même si les échanges commencent tôt.
Combien de temps doit durer un tour de discussion en ligne ?: Comptez 10 à 15 minutes par échange, puis 2 à 3 minutes pour changer de partenaire. Un programme de six tours occupe ainsi environ 1 h 15 à 1 h 45, hors accueil.
Combien de modérateurs faut-il pour un matchmaking en ligne ?: Prévoyez un modérateur pour 20 à 25 participants. Au-delà de 50 personnes, ajoutez une personne chargée uniquement des problèmes techniques et des changements de salle.

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