So organisierst du eine Oldtimer-Messe

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sichere Datum und Ort zuerst und prüfe anschließend Genehmigungen sowie Versicherung. Kläre spätestens mehrere Wochen vor dem Termin, ob für Ausstellung, Ausschank, Verkehr oder Beschallung zusätzliche Vorgaben gelten.
• Lade Standbetreiber früh ein und schließe die Anmeldung mit einem festen Termin. Erfasse dabei Fahrzeugdaten, benötigte Fläche und Ernährungswünsche, damit die Standplätze nicht erst kurz vor dem Aufbau verteilt werden.
• Erstelle einen maßstäblichen Grundriss mit Standflächen, Zufahrten, Parkplätzen, Toiletten, Catering und Fluchtwegen. Absperrgitter, Verkehrsschilder und Wegbeschreibung sollten dazu passen und vor dem Messetag verteilt werden.
• Plane die Besucherinformation spätestens eine Woche vorher: Programm, Anfahrt, Parkeinteilung und Einlassablauf gehören in eine Nachricht. Bestätige Aussteller ebenfalls schriftlich mit Aufbauzeit, Standplatz und Ansprechpartner.
• Prüfe zwei bis drei Tage vor der Messe die Wettervorhersage, Materialien und Akkus. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Aufbau und stelle Partyzelte, Sonnenschirme sowie Kühlboxen nach dem Wetterplan bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Oldtimer-Messe organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Aussteller sollten mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Termin eingeladen werden, damit Standplanung und Programm verlässlich werden.

Wie teilt man die Standplätze bei einer Oldtimer-Messe ein?

Lege zuerst Zufahrten, Fluchtwege und Besucherwege im Grundriss fest und verteile danach die Fahrzeuge nach benötigter Fläche. Schicke jedem Standbetreiber spätestens sieben Tage vorher Standnummer, Aufbauzeit und Zufahrt.

Was wird bei einer Oldtimer-Messe häufig vergessen?

Oft fehlen klare Verkehrszeichen, ausreichend Stromkabel, Kassenboxen oder ein Plan für Abfall und Toiletten. Prüfe diese Punkte spätestens zwei Tage vorher und halte Powerbanks sowie Funkgeräte für das Team bereit.

Wie viel Catering braucht man für eine Oldtimer-Messe?

Plane die Mengen nach erwarteter Besucherzahl und Öffnungszeit und bestelle das Catering mindestens sieben bis zehn Tage vorher. Getränke sollten gekühlt bereitstehen; für Kaffee brauchst du zusätzlich Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen.

Ähnliche Pläne

• Abschlusskonzert organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein Abschlusskonzert brauchst
• Abschlusskonzert organisieren: die richtige Reihenfolge
• Einkaufsliste für das Alumni-Barbecue