Zo organiseer je een oldtimerbeurs zonder gaten in de planning
Een oldtimerbeurs draait om meer dan glimmende auto’s neerzetten. Je moet tegelijk standhouders, bezoekers, parkeren, catering en verkeersstromen regelen. Begin met datum, locatie, vergunningen en verzekering; pas daarna nodig je deelnemers uit en maak je de indeling. Houd rekening met voertuigen die vroeg aankomen, ruimte voor laden en lossen en bezoekers die niet weten waar ze moeten parkeren. Met een vaste volgorde voorkom je dat plattegrond, catering en communicatie elkaar op het laatste moment in de weg zitten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Verzekering controleren
- 4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
- 5
Standhouders uitnodigen
2 personen
- 6
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Online aanmeldformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Standplaatsen indelen
2 personen
- 11
Standhouders bevestigen
- 12
Catering bestellen
- 13
Toiletten reserveren
- 14
Afvalinzameling reserveren
- 15
Parkeerindeling maken
2 personen
- 16
Verkeersborden regelen
- 17
Plattegrond opmaken
- 18
Programma publiceren
- 19
Routebeschrijving versturen
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Materialen controleren
3 personen
- 23
Accu's opladen
- 24
Catering voorbereiden
3 personen
- 25
Standhouders herinneren
- 26
Terrein inspecteren
2 personen
- 27
Verkeersroute uitzetten
3 personen
- 28
Stroompunten controleren
2 personen
- 29
Tenten opbouwen
6 personen
- 30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Standnummers plaatsen
2 personen
- 32
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
- 33
Parkeerplaatsen markeren
3 personen
- 34
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Versiering ophangen
2 personen
- 38
Techniek testen
2 personen
- 39
Standhouders ontvangen
4 personen
- 40
Standhouders registreren
2 personen
- 41
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Event
- 42
Bezoekers welkom heten
4 personen
- 43
Entree en registratie beheren
3 personen
- 44
Parkeerbegeleiding verzorgen
4 personen
- 45
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 46
Informatiepunt bemannen
2 personen
- 47
Fotowedstrijd begeleiden
2 personen
- 48
Muziek afspelen
- 49
Koffie en thee serveren
3 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Afvalbakken legen
2 personen
- 53
Toiletten controleren
2 personen
- 54
Terreinrondes lopen
2 personen
- 55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 56
Standhouders uitzwaaien
3 personen
- 57
Kassa afsluiten
2 personen
- 58
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 59
Tenten afbreken
6 personen
- 60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 61
Decoratie verwijderen
2 personen
- 62
Apparatuur inpakken
2 personen
- 63
Afval verzamelen
4 personen
- 64
Terrein schoonmaken
4 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 67
Materialen inventariseren
2 personen
- 68
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 69
Afval laten afvoeren
- 70
Borg en sleutels afhandelen
- 71
Foto's en bestanden archiveren
- 72
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 24
- Statafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 10
- Afzethekkenaantal 20
- Parasolsaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Kassaboxenaantal 2
- Pinautomaat
- Portofoonsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Schotelsaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Koelmattenaantal 4
- Bewaardozenaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Pijlbordenaantal 15
- Standnummersaantal 40
- Informatiebordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 24
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
Overig
- Kleedkamerrekkenaantal 2
- Handwagensaantal 3
- Gereedschapskistenaantal 2
- Tie-wrapsaantal 200
- Ducttapeaantal 8
- Meetlintenaantal 3
- Clipboardsaantal 8
- Pennenaantal 30
- Polsbandjesaantal 500
- Entreebonnenaantal 500
- Borstelsaantal 4
- EHBO-koffer
- Brandblussersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg eerst de rijroute, parkeerindeling en standplaatsen vast. Reserveer per voertuig extra manoeuvreerruimte en houd afzethekken en verkeersborden achter de hand voor plekken waar bezoekers en auto’s elkaar kruisen.
- Open het online aanmeldformulier zodra de deelnemersvoorwaarden klaar zijn. Vraag naast contactgegevens ook naar voertuigtype, afmetingen, aankomsttijd en eventuele stroombehoefte; die gegevens heb je nodig voor een werkbare plattegrond.
- Bevestig standhouders niet alleen per e-mail, maar stuur uiterlijk een week vooraf ook de routebeschrijving, opbouwtijd en toegewezen plek. Herinner hen daarna nog een keer kort, zodat late aankomst niet de hele indeling vertraagt.
- Plan bezoekersvoorzieningen vóór je het programma publiceert. Toiletten, afvalinzameling, catering, betaalpunten en een overdekte plek met tafels en stoelen worden vaak te laat geregeld, terwijl je bezoekersaantallen al uit de aanmeldingen kunt afleiden.
- Controleer de dag voor de beurs de weersverwachting, materialen en accu’s. Test luidsprekers, mengpaneel en microfoon samen, laad portofoons en powerbanks op en leg verlengkabels, stekkerdozen en koelboxen per zone klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een oldtimerbeurs organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Open daarna de aanmeldingen en leg uiterlijk 4 weken voor de beurs de standindeling en catering vast.
- Hoe deel je de standplaatsen op een oldtimerbeurs in?
- Maak de indeling zodra je de afmetingen en aankomsttijden van de voertuigen hebt. Reserveer per plek ruimte om in en uit te rijden en houd een aparte route vrij voor hulpdiensten en laden en lossen.
- Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een oldtimerbeurs?
- Nodig standhouders ongeveer 10 tot 12 weken vooraf uit en bezoekers zodra datum, locatie en programma vaststaan. Stuur de routebeschrijving en praktische bezoekersinformatie nogmaals 5 tot 7 dagen voor de beurs.
- Wat regel je de dag voor een oldtimerbeurs?
- Controleer de materialen, laad accu’s en powerbanks op en test de geluidsinstallatie minstens één keer volledig. Zet ook de plattegrond, portofoons, kassaboxen en pinautomaat klaar, zodat de opbouw niet op zoekwerk uitloopt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.