Cómo organizar una feria de coches clásicos sin imprevistos
Organizar una feria de coches clásicos empieza mucho antes de colocar los vehículos. Primero debes cerrar la fecha y el lugar, comprobar permisos y seguro, y definir las condiciones de participación. Después se coordinan las inscripciones, los puestos, el aparcamiento, los aseos y la recogida de residuos. La última semana sirve para confirmar horarios, revisar materiales, consultar el pronóstico y enviar indicaciones claras a expositores y visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Comprobar permisos
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 5
Invitar a los expositores
2 personas
- 6
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
- 7
Abrir el formulario de inscripción online
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar puestos
2 personas
- 11
Fijar los soportes de los puestos
- 12
Pedir el catering
- 13
Reservar los aseos
- 14
Reservar recogida de residuos
- 15
Organizar el aparcamiento
2 personas
- 16
Gestionar señales de tráfico
- 17
Diseñar el plano
- 18
Publicar el programa
- 19
Enviar indicaciones
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Comprobar los materiales
3 personas
- 23
Cargar baterías
- 24
Preparar el catering
3 personas
- 25
Recordar a los expositores
- 26
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 27
Trazar la ruta del tráfico
3 personas
- 28
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 29
Montar tiendas
6 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Colocar números de stand
2 personas
- 32
Colocar la señalización
3 personas
- 33
Marcar los aparcamientos
3 personas
- 34
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 35
Montar el bufé de catering
3 personas
- 36
Enfriar las bebidas
2 personas
- 37
Colgar la decoración
2 personas
- 38
Probar la técnica
2 personas
- 39
Recibir a los expositores
4 personas
- 40
Registrar a los expositores
2 personas
- 41
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 43
Gestionar la entrada y el registro
3 personas
- 44
Gestionar el tráfico y el aparcamiento
4 personas
- 45
Apoyar a los expositores
2 personas
- 46
Atender el punto de información
2 personas
- 47
Coordinar el concurso de fotos
2 personas
- 48
Poner música
- 49
Servir café y té
3 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Comprobar los baños
2 personas
- 54
Hacer rondas por el recinto
2 personas
- 55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 56
Despedir a los expositores
3 personas
- 57
Cerrar la caja
2 personas
- 58
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 59
Desmontar las tiendas
6 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Empacar el equipo
2 personas
- 63
Recoger la basura
4 personas
- 64
Limpiar el recinto
4 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Retirar los residuos
- 70
Gestionar la fianza y las llaves
- 71
Archivar fotos y archivos
- 72
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas altascant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 10
- Vallas de separacióncant. 20
- Sombrillascant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Baterías externascant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Cajero automático
- Walkie-talkiescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Carteles direccionalescant. 15
- Números de standcant. 40
- Paneles informativoscant. 8
- Pizarrascant. 6
- Mantelescant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas de obracant. 4
- Linternascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Otros
- Percheros para camerinoscant. 2
- Carretillascant. 3
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 8
- Cintas métricascant. 3
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Pulserascant. 500
- Entradas de accesocant. 500
- Cepilloscant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra permisos, seguro y condiciones de participación antes de invitar a los expositores. Si falta uno de estos documentos, una inscripción confirmada puede convertirse en un problema durante el montaje.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para asignar puestos y recoger preferencias dietéticas. Envía a cada expositor su ubicación, horario de llegada y normas al menos 7 días antes.
- Diseña el plano pensando en coches, visitantes y servicios: deja pasillos despejados, separa las zonas con vallas y señaliza el aparcamiento desde los accesos. No esperes al día del evento para decidir dónde irá cada vehículo.
- Reserva catering, aseos y recogida de residuos según el número previsto de asistentes, y confirma los servicios 3 o 4 días antes. Las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y jarras suelen olvidarse cuando se revisa solo la comida.
- Haz una comprobación final el día anterior: carga baterías, prueba altavoces, mesa de mezclas y micrófono, revisa alargadores y regletas, y confirma carpas, mesas, sillas y neveras. Lleva walkie-talkies o un canal claro de comunicación para resolver cambios durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de coches clásicos?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y los servicios, y deja al menos 2 semanas para cerrar inscripciones, asignar puestos y publicar el programa.
- ¿Cuándo debo enviar las indicaciones a los expositores?
- Envíalas al menos 7 días antes de la feria. Incluye la hora de llegada, el acceso para vehículos, el puesto asignado, las condiciones de participación y el contacto de la organización.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a una feria de coches clásicos?
- Comprueba el plano, las señales, el aparcamiento, los aseos, el catering y la recogida de residuos. También prueba el sonido, carga las baterías y verifica que haya cables alargadores, regletas y materiales para cada puesto.
- ¿Cuándo se debe comprobar el pronóstico del tiempo?
- Revísalo 48 horas antes y vuelve a consultarlo la mañana anterior. Con esa información puedes ajustar carpas, sombrillas, zonas de espera y la protección del equipo eléctrico.
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