Checkliste für eine offene Sprechstunde
Eine offene Sprechstunde braucht klare Abläufe, auch wenn Besucher ohne festen Termin kommen. Lege zuerst Datum, Uhrzeit und Ort fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Gespräche. Plane getrennte Gesprächsbereiche, einen gut sichtbaren Empfang und ausreichend Formulare. Am Veranstaltungstag zählen vor allem getestete Technik, verständliche Beschilderung und ein vorbereiteter Raum.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Location reservieren
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Gesprächsbedürfnisse ermitteln
2 Personen
Gesprächsräume einteilen
2 Personen
Mitarbeitende einteilen
2 Personen
Datenschutzrichtlinien teilen
Informationen und Formulare sammeln
2 Personen
Häufig gestellte Fragen ausdrucken
Beschilderung drucken
Anmeldeliste bereitlegen
Formulare und Stifte bereitlegen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Getränke kühlen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Gesprächsbereiche abschirmen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Informationsstände einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Briefing des Empfangsteams
Briefing des Gesprächsteams
Event
Anwesenheitsregistrierung überprüfen
2 Personen
Besucher empfangen
2 Personen
Besucher anmelden
2 Personen
Warteschlange und Durchlauf betreuen
Hilfsanfrage kurz klären
2 Personen
Besucher zum Gespräch begleiten
Einzelgespräche führen
6 Personen
Formulare gemeinsam ausfüllen
3 Personen
Weiterverweisungen notieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
Getränke nachfüllen
Gesprächsräume zwischendurch aufräumen
Vertrauliche Unterlagen sammeln
2 Personen
Letzte Besucher registrieren
2 Personen
Gespräche abschließen
6 Personen
Nachbereitung
Formulare sicher aufbewahren
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Räume reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Schlüssel und Location übergeben
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Offene Fragen weiterleiten
2 Personen
Anmeldedaten sicher archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- AbsperrpfostenAnz. 4
- ParaventsAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TeelöffelAnz. 40
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- DruckerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- MobiltelefoneAnz. 6
- LadekabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 4
- Aktenvernichter
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 4
Dekoration
- InfotafelnAnz. 8
- KlemmbretterAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
Büro
- NotizblöckeAnz. 20
- KugelschreiberAnz. 40
- MarkerAnz. 12
- TackerAnz. 4
- KlebebandhalterAnz. 4
- PapierkörbeAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 3
- DesinfektionsspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche Datum und Uhrzeit mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und nenne ausdrücklich, ob eine Anmeldung nötig ist. So kannst du die erwartete Besucherzahl besser einschätzen.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungs- sowie Gesprächswünsche spätestens 3 Tage vor dem Termin. Teile die Gespräche anschließend passenden Räumen und Mitarbeitenden zu.
- Richte mindestens einen abgeschirmten Gesprächsbereich ein, etwa mit Paravents oder Absperrpfosten. Plane pro Gespräch genügend Zeit ein und halte einen zusätzlichen Raum für vertrauliche Anliegen frei.
- Teste Laptops, Drucker, USB-Sticks und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Drucke häufig gestellte Fragen, Anmeldelisten und Formulare vorher aus, damit der Empfang nicht von Technikproblemen abhängt.
- Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und stelle am Empfang Formulare, Klemmbretter, Kugelschreiber und Notizblöcke bereit. Kontrolliere vor dem Öffnen Beschilderung, Sitzplätze, Papierkörbe und die Gesprächsräume.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine offene Sprechstunde ankündigen?
- Veröffentliche den Termin idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher. Für eine regelmäßige Sprechstunde reicht oft ein fester monatlicher Rhythmus, wenn Uhrzeit und Ort gleich bleiben.
- Wie viele Gesprächsräume braucht eine offene Sprechstunde?
- Plane mindestens einen separaten Raum oder abgeschirmten Bereich pro gleichzeitig geführtem Gespräch. Bei erwarteten 20 bis 30 Besuchern sind 2 bis 3 Gesprächsbereiche meist ein sinnvoller Startpunkt.
- Wann sollten Formulare und Beschilderung gedruckt werden?
- Drucke Anmeldelisten, Formulare, häufig gestellte Fragen und Beschilderung spätestens am Vortag. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserveexemplare bereit, damit Nachdrucke während der Sprechstunde entfallen.
- Wie viel Personal braucht eine offene Sprechstunde?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang und je einen Mitarbeitenden pro gleichzeitigem Gesprächsbereich ein. Bei mehr als 30 erwarteten Besuchern ist eine zusätzliche Person für Anmeldung und Wegweisung sinnvoll.
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